Инвентаризационная ведомость. Ведомость учета результатов инвентаризации (бланк и образец) Инв 26 образец заполнения полный документ

ИНВ-26 представляет собой документ, в котором отражаются недостачи и излишки , выявленные в ходе проведения инвентаризаций. Стоит отметить, что эта унифицированная форма составляется и при обобщении результатов всех проведенных в организации инвентаризаций за отчетный год.

Для проведения инвентаризации руководитель коммерческой организации должен издать приказ, которым он назначит комиссию, состоящую минимум из трех сотрудников . Этим локальным документом назначается председатель комиссии, которому будет поручен контроль за ходом проверки и документальное оформление ее результатов.

Процесс проведения инвентаризации предусматривает оформление соответствующей документации :

Начиная с 2013 года, форма ИНВ-26 перестала быть обязательной , поэтому субъекты предпринимательской деятельности могут самостоятельно разрабатывать бланки, в которых будут отражаться результаты инвентаризаций.

Но, как показывает практика, коммерческие организации и индивидуальные предприниматели продолжают задействовать именно унифицированную форму ведомости.

В унифицированной форме документа должны отражаться следующие данные :

Полное наименование субъекта предпринимательской деятельности.
Указываются коды ОКПО, ОКВЭД.
Отчетный период, за который проводится инвентаризация.
Данные о выявленных в ходе инвентаризационных мероприятий недостачах или излишках. Также указываются сведения о порче имущества, принадлежащего организации.
Указываются общие суммы недостач или излишков.
Указываются счета учета, по которым были выявлены расхождения.
Указывается информация о проведенном списании недостач в пределах норм естественной убыли.
Данные об отнесении недостач на материально ответственных лиц.

После составления ведомость передается на подпись руководителю коммерческой организации, председателю комиссии и главному бухгалтеру.

Каким образом используется документ

Каждый субъект предпринимательской деятельности должен правильно организовать и вести документооборот . Это требование Федерального законодательства касается всех коммерческих компаний и индивидуальных предпринимателей.

Каждая хозяйственная операция, которая проводится субъектами, должна оформляться соответствующим первичным документом. На основании данных первичного учета работники бухгалтерии заполняют учетные регистры.

В данном случае унифицированная ведомость ИНВ-26 является документом первичного учета . Ее будет задействовать бухгалтерия:

для списания недостачи в пределах норм естественной убыли (если речь идет о товарах, которые при хранении могут терять в весе);
для отнесения недостач на материально ответственных лиц (будет осуществляться удержание с заработных плат);
для оприходования излишков (унифицированная форма будет задействоваться при определении базы налогообложения по прибыли);
для заполнения учетных регистров;
для формирования отчетности.

Оформленная по всем правилам и подписанная ответственными лицами унифицированная форма подшивается в отдельную папку . Она должна храниться субъектом предпринимательской деятельности на протяжении 3-х лет .

Заполнение полей

Заполнение унифицированной формы поручается членам комиссии, которая назначается приказом руководителя для проведения инвентаризации на предприятии либо в его отделе или подразделении. В состав комиссии могут входить как сотрудники коммерческой организации или индивидуального предпринимателя, так и сторонние лица.

До момента начала ревизии должен быть избран председатель комиссии. Его может назначить руководитель предприятия, либо избрать члены комиссии. Стоит отметить, что и председатель, и члены комиссии должны быть пофамильно отмечены в унифицированной форме ИНВ-26.

Ведомость, независимо от того, используется субъектом предпринимательской деятельности утвержденный законодательством бланк либо самостоятельно разработанная форма, составляется в двух экземплярах .

После оформления и подписания всеми ответственными лицами один экземпляр передается в бухгалтерию, где после разнесения всех данных и отражения в бухгалтерском учете он подшивается в отдельную папку. Второй экземпляр остается на складе или в подразделении, в котором проводилась ревизия.

Стоит отметить, что оформленный документ после подписания всеми ответственными лицами должен заверяться печатью субъекта предпринимательской деятельности .

В унифицированную форму или в самостоятельно разработанный бланк ответственные за проведение ревизии лица должны вносить все выявленные отклонения. Для этих данных в документе предусмотрена специальная таблица . В том случае, когда ответственные лица при инвентаризации выявили много отклонений, то для их фиксации может задействоваться табличное приложение, которое будет являться неотъемлемой частью документа. Его после завершения ревизии также подписывают все ответственные лица.

При заполнении унифицированной формы документа необходимо учитывать следующие рекомендации :

Заполняется шапка, в которую следует внести все реквизиты субъекта предпринимательской деятельности. В том случае, когда проводится ревизия на структурном подразделении, то указываются его реквизиты.
Каждой ведомости присваивается порядковый номер.
Указывается период, за который проводится ревизия, а также дата составления документа.
При заполнении табличной части документа следует указывать все важные данные. Порядковый номер каждой записи, указывается название счета, на котором ведется учет проверяемого имущества. В данном случае речь может идти о товарно-материальных ценностях, основных средствах, готовой продукции, денежных средствах и т.д. Указывается общая сумма выявленной недостачи. В том случае, когда товарно-материальные ценности утратили свое качество по естественным причинам, то также отражается их суммарная стоимость. При выявлении излишков или недостач члены комиссии должны заполнить графы №7-10.
В последней строке таблицы указываются все итоговые суммы.
В нижней части унифицированной форме есть места, предназначенные для подписей ответственных (обязательно проставляются инициалы и указываются занимаемые должности) лиц и печати субъекта предпринимательской деятельности.

Образец и бланк

При заполнении унифицированной формы члены комиссии должны указывать все данные в соответствующих графах и разделах. Для того чтобы не допустить ошибок, можно задействовать оформленный по всем правилам образец ведомости.

ИНВ-26 представляет собой документ, в котором отражаются недостачи и излишки , выявленные в ходе проведения инвентаризаций.

Стоит отметить, что эта унифицированная форма составляется и при обобщении результатов всех проведенных в организации инвентаризаций за отчетный год.

Процесс проведения инвентаризации предусматривает оформление соответствующей документации :

Издается приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей либо прочих активов предприятия.
Оформляются описи, в которых описывается ход инвентаризации (ИНВ-1, ИНВ-3 и другие формы, в зависимости от того, какое имущество проверяется).
Оформляются ведомости ИНВ-18, ИНВ-19.
Если в ходе проведения инвентаризации была выявлена недостача либо излишек товарно-материальных ценностей, то оформляется ведомость ИНВ-26.

В унифицированной форме документа должны отражаться следующие данные :

Полное наименование субъекта предпринимательской деятельности.
Указываются коды ОКПО, ОКВЭД.
Отчетный период, за который проводится инвентаризация.
Данные о выявленных в ходе инвентаризационных мероприятий недостачах или излишках. Также указываются сведения о порче имущества, принадлежащего организации.
Указываются общие суммы недостач или излишков.
Указываются счета учета, по которым были выявлены расхождения.
Указывается информация о проведенном списании недостач в пределах норм естественной убыли.
Данные об отнесении недостач на материально ответственных лиц.

для списания недостачи в пределах норм естественной убыли (если речь идет о товарах, которые при хранении могут терять в весе);
для отнесения недостач на материально ответственных лиц (будет осуществляться удержание с заработных плат);
для оприходования излишков (унифицированная форма будет задействоваться при определении базы налогообложения по прибыли);
для заполнения учетных регистров;
для формирования отчетности.

Заполнение полей

После оформления и подписания всеми ответственными лицами один экземпляр передается в бухгалтерию, где после разнесения всех данных и отражения в бухгалтерском учете он подшивается в отдельную папку. Второй экземпляр остается на складе или в подразделении, в котором проводилась ревизия.

В том случае, когда ответственные лица при инвентаризации выявили много отклонений, то для их фиксации может задействоваться табличное приложение, которое будет являться неотъемлемой частью документа.

Его после завершения ревизии также подписывают все ответственные лица.

При заполнении унифицированной формы документа необходимо учитывать следующие рекомендации :

Заполняется шапка, в которую следует внести все реквизиты субъекта предпринимательской деятельности. В том случае, когда проводится ревизия на структурном подразделении, то указываются его реквизиты.
Каждой ведомости присваивается порядковый номер.
Указывается период, за который проводится ревизия, а также дата составления документа.
При заполнении табличной части документа следует указывать все важные данные. Порядковый номер каждой записи, указывается название счета, на котором ведется учет проверяемого имущества. В данном случае речь может идти о товарно-материальных ценностях, основных средствах, готовой продукции, денежных средствах и т.д. Указывается общая сумма выявленной недостачи. В том случае, когда товарно-материальные ценности утратили свое качество по естественным причинам, то также отражается их суммарная стоимость. При выявлении излишков или недостач члены комиссии должны заполнить графы №7-10.
В последней строке таблицы указываются все итоговые суммы.
В нижней части унифицированной форме есть места, предназначенные для подписей ответственных (обязательно проставляются инициалы и указываются занимаемые должности) лиц и печати субъекта предпринимательской деятельности.

Образец и бланк

Документы для скачивания (бесплатно)

Образец формы ИНВ-26
Форма ИНВ-26

Источник: http://znaybiz.ru/buh/kontrol/inventarizaciya/inv-26.html

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия товаров во время проведения инвентаризации.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Согласно графику, независимо от организационной формы бизнеса на предприятии, проводится процедура инвентаризации.

С началом проведения инвентаризации на предприятии обязательно оформляется приказ, согласно которому утверждается структура (дата, сроки) проведения инвентаризации, состав комиссии. Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию.

Подробнее о стандартах процедуры и последовательности этапов подготовки и самого процесса смотрите в разделе «проведение инвентаризации». Ее цель - сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации.

Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Сроки проведения инвентаризации

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается.

То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара.

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее - из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе.

Излишки и недостача при инвентаризации

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию.

Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета - по установленным нормам. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей.

Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок товаров в межинвентаризационный период.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все товары (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Если результаты инвентаризации расходятся с данными, отраженными в учетных документах, необходимо составить так называемую сличительную ведомость. Обычно используется специальная форма ИНВ-19, которая достаточно удобна и проста. Бланк и готовый пример оформления документа, особенности, на которые важно обратить внимание – обо всем этом прямо сейчас.

Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:

излишки;
недостача.

Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:

Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомость заполняется во всех случаях при проведении учета – как планового, так и внеочередного (например, после увольнения одного материально ответственного лица и передачи его полномочий новому сотруднику).

Почему расходятся результаты

Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:

Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.

Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:

пересортица;
хищение;
пропажа предмета (по невнимательности);
ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).

Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.

Порядок заполнения

Результаты с расхождениями не сразу заносятся в бланк. Как правило, процедура выглядит следующим образом:

Работники, принимающие участие в инвентаризационной комиссии обнаруживают недостачу и/или излишки.
Они сразу фиксируют эти сведения в свои личные бумаги (черновой вариант).
Затем перепроверяют данные, чтобы исключить возможность ошибки по невнимательности (обычно пересчитывает другой сотрудник для большей достоверности).
Если подтверждается, что факт недостачи или излишков действительно имеет место, результат инвентаризации переносится в чистовой вариант – т.е. в сличительную ведомость.

Бланк и образец документа

Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля. Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:

Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий , в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:

название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
расхождения по пересортице;
окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).

В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Суммы указываются с точностью до копеек. Если значение не содержит копеек, можно указать в простом формате, например 1000 (рублей), а не 1000,00 (рублей).

Бланк формы ИНВ-19 показан ниже.

А вот готовый пример:

Более простая форма

Каждая компания вправе сама решить, какой именно бланк использовать. При этом форма ИНВ-19 используется очень часто – с одной стороны, она удобна, с другой, многие фирмы продолжают применять ее по деловой привычке. Однако в некоторых случаях может пригодиться более простой вариант бланка, в котором можно указать минимум данных:

наименование компании и склада, дата составления;
наименование товара;
его количество (фактом);
его количество (по документам);
выявленное отклонение;
единицы измерения;
цена единицы;
сумма всех товаров по фактическому количеству;
сумма всех товаров по данным в учетных документах;
подписи, должности ответственных лиц, расшифровки подписей.

Такой вариант позволяет значительно сэкономить время. Он используется при проведении учета на небольших складах, при подсчете отдельных позиций (участков), а также при повторном пересчете, если обнаружены отклонения, которые вызывают сомнения (т.е. есть основания думать, что причина ошибки – невнимательность).

Согласно графику, независимо от организационной формы бизнеса на предприятии, проводится процедура инвентаризации. После ее окончания заполняется ведомость учета результатов по форме ИНВ-26. Рассмотрим особенности заполнения бланков этой формы. Правильно заполненный пример образца ведомости ИНВ-26 можно скачать в конце статьи.

С началом проведения инвентаризации на предприятии обязательно оформляется приказ, согласно которому утверждается структура (дата, сроки) проведения инвентаризации, состав комиссии. Оформить такой приказ можно используя унифицированную форму ИНВ-22.

После составления приказа инвентаризационная комиссия проводит комплексную проверку и оценивает состояние имущества, заполняет инвентаризационные описи, внося в них фактические данные о состоянии имущества.

При проведении:

После анализа данных описи члены комиссии находят расхождения с основными данными. Выявленные нарушения переносят в сличительные ведомости.

Для нематериальных активов, основных средств предприятия заполняют .
Для заполнения данных по товарным и материальным ценностям заполняют .

По сделанным в ходе планового или внепланового проведения инвентаризации выводам подводится окончательный итог и также заносится в ведомость учета полученных результатов.

Бланк ведомости заполняется по унифицированной форме ИНВ-26. В него вносятся ведомости по всем обязательствам и имуществу предприятия, в отношении которых проводится перерасчет и проверка.

Ведомость учета результатов инвентаризации. Как правильно заполнять бланк?

Бланк заполняется на одном листе А4. В верхней части указывают наименование предприятия, ОКПО, название или № структурного подразделения, а также кодовые обозначения вида основной деятельности и значение кода операции. Обязательно указывается дата заполнения и присваивается №. Бланк состоит из расширенной таблицы, в которой приводится список счетов учета имущества предприятия и обязательств, по отношению к которым будет проводиться проверка. В таблице всего 10 граф, которые заполняются в ходе проверки таким образом:

1 – порядковый № учетной записи;

2 – наименование счета учета имущества (основные средства и материалы, касса, сырье, материалы т.д.);

3 – цифровое обозначение счета в соответствии с Планом счетов;

4 – указывается суммарная стоимость выявленных излишков;

5 – вносится общая сумма выявленных, в отношении имущества недостача;

6 – указывается общая стоимость материальных ценностей, которые испорчены;

Выявленные в результате инвентаризации недостачи на предприятии или порча имущества может засчитываться по пересортице, списаться комиссией в пределах или даже сверх нормы естественного убытка, также убытки и недостачи могут быть вычтены из зарплаты виновных лиц. В бланке, в графах 7-10, отражается вся информация относительно того, куда списаны потери от недостачи, порчи материальных ценностей предприятия.

Внизу бланка, в строке «Итого» указываются результаты заполнения таблицы, они выводятся по графам 4-10.

После проведения инвентаризации заполненную ведомость подписывает руководитель (президент) предприятия (компании), главбух и председатель инвентаризационной комиссии.

Этот документ предназначается для формализации результата инвентаризации. Заполняется он после протоколов (ИНВ-4, ), так как фиксирует расхождения в складе и фактических остатках. ИНВ-26 это, своего рода, финальный документ по итогам плановой или внеплановой проверки. Не стоит забывать, что всю процедуру предваряет или приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации.

ФАЙЛЫ

Прежде, чем вы соберетесь распечатать ИНВ-26, обратите внимание на то, что этот документ выводится на 2 сторонах листа: на первой находится сама форма учета результатов с перечислением позиций, а на второй ставятся подписи ответственных лиц из состава комиссии и руководства предприятия, а также мокрая печать.

Заполнение полей

В шапке (так же, как и в начале других инвентаризационных ведомостей) обязательно следует указать:

код ОКПО,
организацию,
код деятельности.

На усмотрение заполняющей стороны остаются: название и код структурного подразделения и вид операции. Последняя используется предприятиями, применяющими систему кодирования.

Хотя принято составлять такую ведомость по итогу годовой проверки, постановление Росстата не предопределяет конкретный минимальный срок, за который заполняется форма. Дата составления может быть позже дня окончания инвентаризации.

— вариант по результатам внеплановой ревизии.

Разумеется, по факту проверки могут заполняться не все поля. Те, в которых не предусмотрены значения, остаются пустыми (прочерки здесь не ставятся).

Еще одно сходство с ИНВ-3 и ИНВ-4 заключается в том, что количество строк в таблице можно увеличить, если в этом возникнет необходимость. Как правило, так бывает из-за большого количества разночтений в ходе проверки по результатам года.

Тогда как с графой №1 все ясно, вторая колонка формы требует пояснений. Сюда можно вносить как (в нашем примере), так и , а также сырье и другие товарно-материальные ценности. В графе №2 указываем тип; большей детализации эта форма описи не предполагает.

В последнюю строку документа выносятся итоговые значения по всем колонкам с четвертой по десятую.

— “Итого” для всей инвентаризации и списания по недостаче. Значения не суммируются.

Дополнительно

Форма ведомости не изменялась с 2001 года, т.е. с даты утверждения Росстатом, так что можно использовать бланки, датированные не только последними 12 месяцами. Кроме того, не предусмотрены нормы касательно особенностей заполнения: шрифта, кегля, цвета чернил.

ИНВ-26 всегда заполняется в 2 экземплярах: первый хранится в структурном подразделении, где проводилась проверка, второй — в бухгалтерии основного юрлица, где собирается пакет отчетов по инвентаризации.