» » Automatiseeritud koolieelsed haridussüsteemid

Automatiseeritud koolieelsed haridussüsteemid

Sissejuhatus
Viimastel aastatel on juhtimisinfo toe roll kordades suurenenud. Kaasaegse maailma, selle sotsiaalse ja majandusliku arengu tingimustes tuleb märkida infotoe kasvavat tähtsust juhtimisprotsessis, mis hõlmab teabe kogumist, säilitamist, töötlemist, edastamist ja arhiveerimist, et muuta teadlikuks ja arhiveerimiseks. tõhusad juhtimisotsused.

Tõhusate juhtimisotsuste tegemiseks turumajanduse kaasaegsetes arengu- ja kasvutingimustes vajab organisatsioon terviklikku ja ühtset automatiseeritud dokumentatsioonisüsteemi.

Infoprotsessid (info kogumine, töötlemine ja edastamine) on teaduses, tehnoloogias ja ühiskonnaelus alati mänginud olulist rolli. Inimese evolutsiooni käigus on olnud pidev tendents nende protsesside automatiseerimisele, kuigi nende sisemine sisu on jäänud sisuliselt muutumatuks.

Informatsioon ei eksisteeri iseenesest, see avaldub infoprotsessides. Inimene elab infomaailmas ja osaleb kogu elu kõikvõimalikes infoprotsessides.

Peamised teabeprotsessid on: teabe otsimine, kogumine, säilitamine, edastamine, töötlemine, kasutamine ja kaitsmine.

Teabega tehtavaid toiminguid nimetatakse infoprotsessideks.

Info vastuvõtmise, salvestamise, töötlemise ja edastamisega seotud protsesse nimetatakse informatsiooniks.

Teabeprotsess on teabega (andmete, teabe, faktide, ideede, hüpoteeside, teooriate ja muu kujul) tehtavate järjestikuste toimingute (operatsioonide) kogum mis tahes tulemuste saavutamiseks.

Informatsioon avaldub just infoprotsessides, mis toimuvad alati mis tahes süsteemides (sotsiaalsetes, sotsiotehnilistes, bioloogilistes jt).

Teatud infotehnoloogiate abil läbiviidavad infoprotsessid on inimese infotegevuse aluseks. Arvuti on universaalne seade infoprotsesside automatiseeritud täitmiseks.

Käesoleva töö eesmärk on analüüsida ja üle vaadata kontoritöö valdkonna automatiseeritud infosüsteeme, analüüsida mõistet “” ja analüüsida neid automatiseeritud süsteemides realiseerituna.

Eesmärgi saavutamiseks on vaja analüüsida järgmisi ülesandeid: selgitada välja ja määratleda koolieelse lasteasutuse teenuse põhiülesanded, analüüsida kontoriautomaatikat ja elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, arvestada automatiseeritud süsteemide juurutamisel infotoe loomise põhimõtteid.

Samas on antud töö objektiks automatiseeritud kontoritöösüsteemid.

1. Kontoritöö põhimõisted ja AS teoreetilised aspektid

1.1 Alushariduse põhimõisted

“Automatiseeritud kontoritöö” teema käsitlemiseks on vaja tutvustada selle aspekti põhiterminoloogiat. Alustame dokumendi määratlusega. Mõiste “dokument” tuli meile ladina keelest sõnast “documentum”, mis omakorda tähendab “tõend”, “tõend”. Algselt võeti see termin kasutusele Peeter Suure ajal ja see tähendas "kirjalikku tunnistust". Varsti pärast seda hakati kasutama selliseid termineid nagu "äripaber", "ametlik dokument" ja "akt". Need terminid rõhutasid dokumendifunktsioonide tähtsust juhtimissüsteemis. Föderaalseadus nr 77-FZ “Dokumentide seadusliku hoiustamise kohta” annab dokumendile järgmise definitsiooni: “Dokument on materiaalne andmekandja, millele on mis tahes kujul salvestatud teave teksti, helisalvestise, pildi ja (või ) nende kombinatsioon, millel on selle tuvastamist võimaldavad üksikasjad ning mis on mõeldud avalikuks kasutamiseks ja säilitamiseks ajas ja ruumis edastamiseks.

Sellest määratlusest järeldub, et mõiste "dokument" on lahutamatult seotud mõistega "teave". 20. veebruari 1995. aasta föderaalseadus teabe- ja teabekaitse kohta annab mõistele "dokumentaalne teave" järgmise definitsiooni - see on materiaalsele andmekandjale salvestatud teave koos üksikasjadega, mis võimaldavad seda tuvastada. Hiljem seda seadust muudeti ja anti uuesti välja. Vastavalt definitsioonile föderaalseaduses nr 149 - föderaalseadus "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta" on "teave" teave (sõnumid, andmed) olenemata selle esitusviisist.

Dokumenteeritud teave on omakorda teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale, dokumenteerides teabe selliste üksikasjadega, mis võimaldavad sellist teavet või seadusega sätestatud juhtudel selle materiaalset teabekandjat tuvastada.

Mis tahes tegevusala organisatsioonis toimib dokument tegevuste juhtimise vahendina kõigis struktuuriüksustes. Selles tegevusvaldkonnas tuleks öelda „ametlik dokument“, mitte „dokument“. Ametlik dokument on juriidilise isiku või üksikisiku poolt loodud dokument, millel on õigus kasutada organisatsioonis, vormistatud ja kinnitatud organisatsioonis. ettenähtud viisil.

Tegevusvaldkonda, mis tagab dokumentatsiooni ja ametlike dokumentidega töökorralduse, nimetatakse dokumentatsioonihalduseks.

Koolieelne õppeasutus tegeleb kogu tööga dokumentide loomise, vormistamise, samuti nende täitmise ja tähtaegade kontrollimisega. Sellesse kompleksi kuuluvad ka töö dokumentide salvestamisel, juba vormistatud dokumentidest kaasuste loomine, jooksvate juhtumite säilitamine ja kasutamine ning arhiivi ülekandmiseks ettevalmistamine.

Neid funktsioone täidab eriteenistus, mis toimib iseseisva struktuuriüksusena. Samas võib seda nimetada erinevalt: büroohalduse osakond, üldosakond, kontoriosakond, sekretariaat või büroohalduse osakond.

Kitsa tegevusalaga ettevõtetes on dokumentatsiooni maht üsna väike, mistõttu eraldi osakonna loomine pole otstarbekas. Sel juhul teeb kogu ettevõtte dokumendihalduse tööd organisatsiooni juhi sekretär või spetsiaalselt selleks tööks palgatud töötaja.

Oskuslikult läbimõeldud, organiseeritud ja sujuv kontoritöö ettevõttes sõltub ettevõtte töö, aga ka juhtimisotsuste tegemise kvaliteet ja kiirus. Seega võib öelda, et juhtimistegevuse varustamine ettevõtte dokumentidega on kõige olulisem juhtimisfunktsioon igas ettevõttes.

Siiski tuleb märkida, et iga ettevõte on ainulaadne, sellel on oma isiklik organisatsiooniline vorm ja seetõttu tuleb koolieelse õppeasutuse teenuse vorm valida vastavalt ettevõtte valitsemisvormile. Seejärel fikseeritakse valitud dokumentidega töötamise vormi regulatsioon ettevõtte büroojuhtimise juhendis.

Ametlike dokumentidega töökorraldust reguleerib praegu GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused". Lisaks mõistele "bürootöö" on sünonüümne termin "dokumentatsioonihaldus", mis kõige laiemalt paljastab tänapäevase kontoritöö korralduse info- ja tehnilise komponendi.

Vastavalt riiklikule standardile on dokumentatsioon teabe salvestamine erinevatele andmekandjatele vastavalt kehtestatud reeglitele. Dokumentatsioon on toimingute kogum dokumentide loomiseks, nende koostamiseks, koostamiseks, kooskõlastamiseks, täitmiseks ja tootmiseks.

Koolieelse teenistuse protsess koosneb mitmest etapist:

1) dokumentide koostamine ja vormistamine;

2) dokumentide vastuvõtmine ja edastamine;

3) organisatsioonisisese dokumentide liikumise korraldamine;

4) täitmise registreerimine ja kontroll;

5) teabe- ja teatmeteos;

6) dokumentide säilitamine.

Need tegevused viiakse läbi järgmiste ülesannete täitmiseks:

1) dokumentatsiooniga töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

2) ühtse dokumenteerimiskorra tagamine;

3) dokumentidega töö korraldamine;

4) infootsingusüsteemide rajamine;

5) arhiivi üleandmiseks dokumentide vormistamise ja vormistamise kontroll vastavalt kehtivale korrale;

6) dokumendivoo vähendamine;

7) dokumendiplankide ühtlustamine;

8) normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine juhtimise dokumentatsioonitoe parandamiseks struktuuris;

9) uusimate infotehnoloogiate juurutamine töös dokumentidega.

Dokumentatsioonihalduse funktsioonide ja ülesannete põhjalikumaks läbimõtlemiseks ning eelnimetatud teenusega täpselt mõistmiseks tuleb keskenduda sellele, et tänapäeva maailmas põhineb igasugune haldusdokumentidega töö arvuti- ja infotehnoloogial. DOU-teenuse funktsioonid ei ole mitte ainult tõhusa dokumendivoo korraldamine, dokumentatsiooni salvestamine, vaid ka kontroll kõigi dokumentide täitmise üle ühes ettevõttes ja ülesannete seadmine dokumentatsiooniga töötamiseks mõeldud automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel. Samal ajal on vaja tagada juurdepääs teabele ja selle kaitsmine volitamata juurdepääsu eest, et parandada dokumentatsiooniga tööd ettevõtte sees ja väljaspool.

Kõiki neid ülesandeid ei saa aga täita, kui dokumentide koostamisel kasutatud teave ei ole täielik, objektiivne, täpne, väärtuslik, usaldusväärne ja õigeaegselt esitatud.

1.2 Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse põhiülesanded

Kaasaegsetes tingimustes, kui töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, ei piirdu koolieelse lasteasutuse teenuse ülesanded ainult asutuse dokumendivoo korraldamise, dokumentide fikseerimise ja nende täitmise jälgimisega. Koolieelse lasteasutuse talitus on otseselt seotud ülesannete püstitamisega dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel, teabele juurdepääsu tagamisel ja dokumentidega töö parandamisel.

Seega lahendab koolieelse haridusasutuse teenus kolm peamist ülesannete kogumit:

1) juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;

2) dokumentidega töö korraldamine asutuses;

3) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

Koolieelse haridusasutuse teenistuse ülesanded määravad kindlaks tema funktsioonid.

1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:

– vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;

– dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;

– dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, kehtestatud kooskõlastuskorrast kinnipidamine ja dokumentide tõendamine.

2. Asutuses lahendatakse dokumentidega töö korraldamise ülesanded järgmiste funktsioonide täitmisega:

– ühtse dokumentide edastamise korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);

– sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemise edastamine;

– sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;

– kontroll dokumentide täitmise üle;

– dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; töö korraldamine kodanike pöördumistega.

– infoturbe tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesannete hulka kuulub järgmiste funktsioonide täitmine:

– normatiiv-, juhend-, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning nendele organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;

– metoodiline juhendamine ja kontroll dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite järgimise üle organisatsiooni struktuuriüksustes;

- organisatsiooni töötajate kvalifikatsiooni tõstmine ja nende nõustamine dokumentidega töötamise küsimustes;

– organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamine, organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumendivormide ajatabeli ja albumi väljatöötamine;

– dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni dokumendivoog, täidesaatva distsipliini suurendamine;

– ülesannete püstitamine dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide ja andmebaaside arendamiseks ja täiustamiseks.

Eeltoodud punktide põhjal näeme, et ilma elektroonilise dokumendihalduseta ei saa töötaja kõiki toiminguid iseseisvalt teha.

1.3 Kaasaegsed tehnoloogiad elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamiseks

Juhtimissüsteem eeldab tõhusa dokumendivoo korraldamist ja hoidmist, mida tuleb esitada formaliseeritud äriprotsessina. Sel juhul on mis tahes dokument (elektrooniline või paberkandjal) peamine vahend ettevõtte osakondade vahelise ärilise suhtluse vormistamiseks ja välissuhete korraldamiseks.

Juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku info mahu pideva kasvutrendiga kaasneb vajadus saada, töödelda ja säilitada dokumente senisest oluliselt suuremates kogustes. Traditsioonilised dokumentidega töötamise meetodid muutuvad ebaefektiivseks.

Äriprotsesside analüüs näitas, et töö käigus läheb kaotsi umbes 15% dokumentidest ning nende otsimine võtab kuni 30% dokumentide töötlemise eest vastutavate töötajate tööajast. Samal ajal võib isegi osa teabe pöördumatu kadumine kaasa tuua märkimisväärseid kaotusi.

Tavalise paberdokumendiga kollektiivse töö korraldamiseks on vaja seda mitu korda kopeerida, erinevatesse struktuuriüksustesse toimetada, pidada erikoosolekuid, kooskõlastusi, mis võtab uskumatult palju aega.

Teine probleem on seotud pika ajaga, mis kulub nõudmisel vajaliku teabe leidmiseks. Elektrooniliste dokumentidega töötades on dokumendi otsimise aeg ja sellest tulenevalt ka päringule vastamise aeg oluliselt lühem.

Eksperthinnangutel aitab paberdokumendivoo asendamine elektroonilisega tõsta töötajate tootlikkust 25-50% ning ühe dokumendi töötlemisaeg väheneb üle 75%. Klassikaliselt toetab äri kui äriprotsessi automatiseerimissüsteem vaid 10-20%. Need on reeglina ainult need ülesanded, mida saab selgelt vormistada ja struktureerida teavet. Sõnastamise ja vormistamise protsessi ennast traditsiooniline automatiseerimine ei toeta.

1.4 Bürooautomaatika ja elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Olles kindlaks teinud vajaliku automatiseerituse taseme, valib organisatsioon välja süsteemi, mis rahuldaks organisatsiooni automatiseerimisvajadused.

Automatiseerimissüsteemi all mõistetakse mis tahes automatiseeritud süsteemi, mis on loodud kontoritöö probleemide lahendamiseks, olenemata automatiseerimisobjektist, olgu selleks siis riigiasutus, kommertspank, kaubandusettevõte või mõni muu organisatsioon. Oluline on, et organisatsioon teeks bürootööd ja see toimuks vastavalt Venemaa seadusandluses sätestatud nõuetele, mis võimaldab üsna selgelt välja tuua lahendatavate ülesannete ringi8.

Dokumentide automatiseerimissüsteemi valimisel kaalutakse reeglina ühte kahest võimalusest:

* kontoriautomaatika;

* dokumendivoo automatiseerimine.

Kontoriautomaatikasüsteemid lahendavad peamiselt sissetulevate, väljaminevate, sisemiste ja organisatsiooniliste ja haldusdokumentide arvestuse (registreerimise), väljastatud otsuste ja nende täitmise kohta saadud teabe arvestuse probleeme. Süsteemi andmebaasid suudavad salvestada mitte ainult dokumendi üksikasju nn. “registreerimis- ja kontrollkaardid”, aga ka nende sisu tekstide, failide või piltidena. Kontoriautomaatikasüsteemid võimaldavad jälgida dokumentide täitmist ja iga resolutsiooni või korraldust ning salvestada andmeid juhtumite kohta, millele dokumendid on määratud. Vajalike dokumentide kiire otsimine antud kriteeriumi või nende komplekti järgi on sedalaadi süsteemide lahutamatu atribuut.

Tänapäeval on dokumentide automatiseerimissüsteemi juurutamiseks kolm peamist võimalust:

* originaalse automaatikasüsteemi väljatöötamine;

* standardse automaatikasüsteemi paigaldus;

* automatiseerimisvahendite seadistamine.

Ideaalis peaks süsteem toetama nii paberkandjal kui ka elektroonilist dokumendivoogu, aga ka organisatsiooni äriprotsesse. Praktikas on seda raske saavutada.

Oluline tegur, millega tuleb arvestada, on programmi skaleeritavus ehk võimalus aja jooksul suurendada programmi kasutavate tööjaamade (arvutite) arvu ja suurendada süsteemis salvestatavate dokumentide arvu.

Teine punkt, millele peate tähelepanu pöörama, on võime töötada dokumentidega mitme aasta jooksul. Mõnes programmis viiakse möödunud aasta dokumendid igal aastal arhiivi ja luuakse uus jooksva aasta dokumentide andmebaas. Ühest küljest lihtsustab see tööd ja vähendab süsteemi koormust. Kuid teisest küljest võib see oluliselt raskendada täitmise kontrolli ja eelmise aasta dokumentide otsimist. See on eriti märgatav aasta alguses, kui sageli helistatakse dokumentidele, mis on 2-3 kuud vanad ja juba arhiivi viidud.

Seetõttu on oluline, et programm võimaldaks teil hõlpsasti otsida viimaste aastate dokumente.

Programm peab olema ligipääsetav, et kasutaja saaks ise teha mõningaid süsteemiseadeid (näiteks sõnaraamatuid, katalooge, standardmarsruute jne), ilma et peaks uuesti kasutama administraatori teenuseid. Administraator peab täitma ainult infoturbe tagamise funktsioone, kontrollides kasutajate õigusi ja toiminguid.

Hoolimata kõigi põhiliste traditsiooniliste kontoritöö funktsioonide säilimisest automatiseeritud süsteemides, võimaldab automatiseerimine loomulikult dokumentidega tööd korraldada traditsioonilistest (“käsitsi”) tehnoloogiatest tõhusamalt ja arvutivõrke kasutades lahendada paljusid tüüpilisi kontoritöid. tööülesanded uutmoodi, lihtsustades ja kiirendades oluliselt organisatsioonis dokumentide liikumise protsessi.

Üldiselt võib automatiseeritud teabe tugisüsteem sisaldada järgmisi plokke:

1. teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem (STI), mille ülesanneteks on kõigi organisatsiooni tegevuse suunale ja organisatsiooni päringutele vastavate dokumentide, kokkuvõtete või aadresside õigeaegne tuvastamine, salvestamine, valimine ja kasutajatele esitamine. juhid ja spetsialistid.

Süsteemi prioriteetsete ülesannete hulgas on vaja esile tõsta:

1) sissetulevate STI allikate (raamatud, brošüürid, teadusajakirjad, artiklid, teaduslikud ja tehnilised aruanded jne) arvestus;

2) automatiseeritud liitumisteenus kasutajatele, sealhulgas NTI allikate väljastamise ja tagastamise registreerimine;

3) erinevate indeksite ja bülletäänide koostamine ja pidamine;

5) juhtkonna töötajate teavitamine jooksvatest teaduslikest, tehnilistest, majanduslikest jm saavutustest vastavalt nende teabevajadusele regulaarsel või ühekordsel päringul (info valikulise levitamise ja tagasiulatuva otsingu režiimis);

6) lahendatava probleemiga seotud teadusliku ja tehnilise teabe otsimine ja väljastamine otsustusprotsessi erinevates etappides;

2. automatiseeritud reguleerimissüsteem. ja juriidilist teavet. Seda tüüpi teave toimib otsuste tegemise põhiregulaatoritena, sealhulgas nende alusel kontrollitakse otsuse õiguslikku kehtivust. Juhtkonna töötajate piiratud võimalused suures koguses seda teavet käsitsi töödelda põhjustavad juhtide ebapiisavat teadlikkust kehtivatest standarditest. Üks õigusalase teabe pakkumise parandamise viise on automatiseerimine;

3. organisatsiooni- ja haldusinfo automatiseeritud dokumentaalsüsteem;

4. automatiseeritud faktiteabe ja viitesüsteem.

Iga loetletud alamsüsteem mängib otsustusprotsessis väga spetsiifilist rolli. Faktisüsteemi kasutatakse konkreetse teabe hankimiseks ja töötlemiseks hallatava objekti oleku ja dünaamika kohta. Teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem varustab juhte ja spetsialiste vajaliku teadusliku ja tehnilise teabega, ilma milleta pole otsust võimalik põhjendada. Tehtud otsuste õiguslikuks toetamiseks on vajalik regulatiivse ja juriidilise teabe automatiseeritud süsteem. Keskse koha teiste allsüsteemidega võrreldes hõivab automatiseeritud organisatsiooni- ja haldusteabe süsteem (ORI), mis toimib juhtimis- ja hallatavate süsteemide operatiivse suhtluse kanalina ning peegeldab kogu juhtimisotsuste tegemise tsüklit probleemide diagnoosimisest kuni probleemide diagnoosimiseni. alternatiivi valimine ja rakendamine. Seega ei ole ORI süsteem pelgalt infootsingusüsteem, see osaleb aktiivselt juhtimisprotsessis ja mõjutab seda. Selle põhiülesanneteks on optimaalsete tingimuste loomine juhtimissüsteemide ja -protsesside korraldamiseks, õigeaegsete otsuste elluviimine ja nende edastamine konkreetsetele täitjatele, õigeaegse kontrolli tagamine otsuste elluviimise ajastuse, kvaliteedi ja mahu üle kõigil juhtimistasanditel.

2. Infosüsteemid automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide juurutamisel

2.1 Infotugisüsteemi arendamise põhiprintsiibid automatiseeritud süsteemide juurutamisel

elektrooniline dokumendihalduse automatiseerimine

Kodu- ja välismaiste juhtimisinfosüsteemide (MIS) projekteerimise kogemus näitab, et oluline nende tõhusust määrav tegur on süsteemse lähenemise rakendamine infotugiprobleemide lahendamisel. Süstemaatiline lähenemine hõlmab majanduslike, tehnoloogiliste, psühholoogiliste, inseneri- ja sotsiaalsete probleemide igakülgset kaalumist ja lahendamist. See võimaldab läheneda probleemile luua integreeritud juhtimissüsteem, mis ühendab horisontaalse integratsiooni (teatud hierarhilisel tasandil ringleva kogu otsuste tegemiseks vajaliku teabe koordineerimine) vertikaalse integratsiooniga. Integratsiooni põhimõtet rakendatakse kõige täielikumalt automatiseeritud süsteemides, mida käsitleme selles peatükis disainiobjektina.

Üsna laialdased kogemused automatiseeritud süsteemide haldamisel juhtimisel võimaldavad sõnastada nende loomise aluspõhimõtted. Need põhimõtted võib jagada kolme rühma:

1) juhtimisalane;

2) tehniline;

3) organisatsiooniline.

Esimesse rühma kuuluvad loodud süsteemide järjepidevuse, keerukuse, efektiivsuse ja uute ülesannete põhimõte.

Süstemaatiline põhimõte eeldab, et infosüsteemi projekteerimisel lähtutakse juhtimisobjekti ja juhtimissüsteemi kui terviku süsteemi eelanalüüsist. Süsteemianalüüs hõlmab süsteemi eesmärkide kindlaksmääramist ja objekti toimimise formaliseeritud mudeli koostamist.

Keerukuse põhimõte hõlmab kõigi tootmises ja juhtimises tehtavate tööde, sealhulgas automatiseerimistööde omavahelist sidumist. Automatiseerimise efektiivsus saavutatakse ainult kogu tegevuste ringi ühtse planeerimisega, mille eesmärk on tootmist intensiivistada, kasutades ühtset metoodilist alust. Lisaks, nagu praktika on näidanud, on tõhusamad süsteemid, mis automatiseerivad mitte ainult funktsiooni või ülesannet, vaid ka nende omavahel seotud kompleksi. Komplekssuse põhimõte väljendus tõeliselt üleminekus kohalike süsteemide loomiselt integreeritud automatiseeritud süsteemide loomisele.

Üks olulisemaid sätteid iga automatiseeritud süsteemi arendamiseks on automatiseerimise tõhususe põhimõte. Süsteemide tõhusus on eelkõige seotud automatiseeritud funktsioonide, tehnoloogiate ja ülesannete valiku õige valikuga. Sageli on süsteeme, mille tõhusus on kas ebapiisav või negatiivne.

Majandusliku efektiivsuse näitajaid kasutatakse enamiku süsteemide tõhususe hindamise kriteeriumina. Tõhususe kriteeriumid võivad hõlmata ka järgmist: teenindusaja lühendamine, kasutajate teadlikkuse suurendamine ja mitmed muud näitajad.

Uute ülesannete põhimõte eeldab, et arendatav süsteem ei paku lahendusi ainult traditsioonilistele probleemidele, vaid võimaldab kasutada ka uusi tehnoloogiaid, mis tähendab, et juhtimisotsuste infotoes tekivad uued võimalused. Ainult lokaalsete raamatupidamis- ja aruandlusülesannete täitmine automatiseeritud süsteemi raames osutub ebaefektiivseks.

Teine projekteerimispõhimõtete rühm sisaldab tehnilisi põhimõtteid, mille järgimine on hädavajalik:

1) arvutitehnoloogia ja tarkvara integreeritud kasutamine;

2) süsteemi ühtse infobaasi loomine;

3) vahetu suhtluse korraldamine kasutaja ja süsteemi vahel.

Riist- ja tarkvara kasutamise terviklikkus muutub arvutitehnoloogia rakendusala laienedes üha olulisemaks.

Kuna integreeritud infosüsteemi loomine on väga keeruline ja töömahukas protsess, eeldab vastavate tööde teostamine kõigi arendusspetsialistide tegevuse koordineerimist, mis saavutatakse juhtiva infotugispetsialisti määramisega. Sellised ametikohad on juba mitmes ettevõttes kasutusele võetud. Infotoe spetsialisti peamised funktsioonid on:

1. integreeritud andmebaasi kavandamise, hooldamise ja arendamise tööde korraldamine; organisatsioonisisese infovajaduse uurimine; kogemuste üldistamine tõhusate infotugisüsteemide loomisel;

2. klassifikaatorite ja kodifitseerijate täiustamine ja rakendamine;

3. heterogeensete andmebaaside integreerimise ja hajutatud andmebaasihaldussüsteemide täiustamise süsteemide loomisele suunatud töö korraldamine;

4. infotugisüsteemide usaldusväärse toimimise tagamine.

Infotoe peaspetsialist (IS) juhib infotugiteenistuse tööd, mis teostab vastavalt plaanile juhtimisinfosüsteemi väljatöötamist, juurutamist ja toimimist. Sise- ja välisteabega töötamiseks on soovitatav teenuse sees eraldada rühmad. Nende rühmade töö koordineerimine, aga ka infotugiteenuse koostoime tagamine organisatsiooni teiste teenustega on peaspetsialisti üks olulisemaid ülesandeid.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) kavandamisel on kaks lähenemisviisi:

1) deduktiivne (üldülesandest konkreetsete juhtimisülesanneteni);

2) induktiivne (konkreetsetest funktsioonidest üldise juhtimisülesandeni).

Kogemus näitab, et kõige lootustandvam näib olevat nende kahe lähenemise kombinatsioon ja nende allutamine ühele eesmärgile. Teabetoetuse kavandamise üldise skeemi saab esitada järgmises järjestuses:

Otsuste tegemise süsteemi analüüs. Protsess algab igat tüüpi otsuste tuvastamisega, mille tegemiseks on vaja teavet. Arvestada tuleb iga taseme ja funktsionaalse piirkonna vajadustega.

Teabepäringute analüüs, st iga otsuse tegemiseks on vaja kindlaks määrata, millist tüüpi teavet on vaja.

Otsuste liitmine. Kui iga otsus eeldaks spetsiaalset infosüsteemi, oleks juhtimissüsteem lootusetult keeruline. Otsused, mis nõuavad sama teavet, tuleb koondada ühte juhtimisprobleemi. Teisisõnu, MIS peab olema koordineeritud ja integreeritud organisatsiooni struktuuriga.

Infotöötluse disain. Praeguses etapis töötatakse välja tõeline süsteem teabe kogumiseks, edastamiseks, salvestamiseks ja muutmiseks.

Viimane etapp on süsteemi loomine ja rakendamine, mille eesmärk on hinnata karistussüsteemi poolt väljastatud teavet ja tuvastada vigu. Lisaks tuleb eeldada, et projekteeritud süsteemil on palju puudusi ning seetõttu on vaja luua protseduurid nende tuvastamiseks ja süsteemi kohandamiseks. Seega peab süsteem olema kavandatud paindlikuks.

Levinud ja tõhus uurimismeetod karistussüsteemi kujundamisel on iga juhi poolt igal lülil, igal tasandil tehtud otsuste analüüs. Tehtud otsuste analüüs võimaldab esitleda kogu juhtimise subjekti ette kerkivate ülesannete kompleksi, tuvastada ülesanded, mille lahendamine on antud tasemel või juhil kohustuslik ning pakkuda neile infotuge, põhjendada tõhusaid meetodeid. nende lahendamise eest. Meetodite väljatöötamisel tuleks keskenduda teadussaavutuste, sealhulgas matemaatiliste mudelite maksimaalsele kasutamisele.

UIS-id ei teki kohe. Sellise integreeritud automatiseeritud süsteemi juurutamiseks vajab ettevõte 3–5 aastat. Järelikult on juhtimissüsteemi väljatöötamisel alati ka pikaajalise planeerimise element. Antud lõputöö on rakendatav ka traditsioonilisel kujul infotoe korraldamisel.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide projekteerimise ja arendamise kogemus 1970-1980. kajastub GOST-ides, mis esitavad peamised soovitused ja nõuded, mis on ajaproovile vastu pidanud.

Vastavalt standardile GOST 20914-75 saab eristada järgmisi automatiseeritud juhtimissüsteemi projekteerimise etappe:

1. projektieelne etapp;

2. projekteerimise etapp;

3. rakendamine.

Projektieelne etapp hõlmab projektieelset ekspertiisi ja automatiseeritud juhtimissüsteemi tehniliste kirjelduste väljatöötamist. Selle etapi olulisemad tulemused on infosüsteemi eesmärkide ja eesmärkide kirjeldus; selle loomise üldnõuete väljatöötamine; küsitlusprogrammi väljatöötamine, mille raames uuritakse ja selgitatakse: juhtimisinfo mudel; organisatsiooni struktuur ja funktsioonid, automatiseeritavate ülesannete loetelu; tehniliste vahendite ligikaudne koosseis; infotugisüsteemi tehnilised ja majanduslikud omadused.

Projekteerimise etapp on seotud tehniliste ja detailsete projektide väljatöötamisega. Tehniliste kirjelduste väljatöötamine hõlmab olemasoleva objekti (organisatsiooni või allüksuse) ja selle juhtimissüsteemide või lähedalasuva objekti (uue rajatise analoog) uuringu läbiviimist. Infotoe probleemide lahendamiseks analüüsitakse infovooge, klassifitseerimis- ja kodeerimissüsteeme, dokumentatsioonivorme ning uuritakse ka DBMS-e, olemasolevate andmebaaside struktuure ja nende integreerimise meetodeid. Selle töö tulemused sisalduvad esialgsetes tehnoloogilistes nõuetes ja koostatakse vastavalt GOST-idele 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, võttes arvesse GOST 24.202-80 ja 24.205-80.

Tehnilise projekti väljatöötamisel on vaja üksikasjalikult peatuda kogu kasutatud teabe analüüsil selle täielikkuse, järjepidevuse, liiasuse puudumise ja dubleerimise osas, samuti väljunddokumentide vormide väljatöötamisel. Sellise uuringu tulemused on dokumenteeritud dokumendis “Teabetoe kirjeldus”, mis täpsustab teabeorganisatsiooni korralduse nõudeid. Tehnoloogilise iseloomuga dokumentatsioon peab vastama GOST 24.101-80 nõuetele, võttes arvesse GOST 24.205-80. Vastavalt metoodilistele materjalidele on antud etapi tööd lubatud vormistada tehnoloogilise projekti eraldi lõiguna, mille väljatöötamise saab lõpetada projekti ja kalkulatsiooni esitamise tähtajast erineva aja jooksul. dokumentatsioon, kuid mitte hiljem kui "Kasutuselevõtu" etapi alguses.

Detailprojekteerimise etapis on üheks peamiseks etapiks IS-i infotoe töödokumentatsiooni väljatöötamine, mille eesmärk on luua vajalik tarkvara, valmistada ette arvutikandjal viite- ja tootmisinfo esmaseks laadimiseks. teabebaasi, samuti väljastada vajalikku töödokumentatsiooni, sealhulgas kasutusjuhendit ja kasutusjuhendit. Samal etapil on soovitav välja töötada ja kinnitada andmebaasi administraatori määrused. Dokumentatsioon peaks sisaldama: infosüsteemi tehnilist projekti; teabebaasi korralduse kirjeldus; klassifikatsiooni- ja kodeerimissüsteemide kirjeldus; lähteandmete loetelu; väljunddokumentide loetelu; kohalike andmebaaside kirjeldus; väljunddokumentide vormid.

UIS-i juurutamise etapp hõlmab põhiliste juurutustegevuste läbiviimist; personali valik ja koolitamine; ruumide ja tehniliste vahendite ettevalmistamine. Selles etapis viiakse läbi ka süsteemi proovitöö, lahendades konkreetseid probleeme ja analüüsides testitulemusi.

Igat tüüpi automatiseeritud süsteemide loomise tööde teostamist reguleerib GOST 24.601-86 “Automatiseeritud süsteemid. Loomise etapid." Üldnõuded ja tööde kogum kõigil etappidel ja etappidel on määratud GOST 24.602-86 "Töö koostis ja sisu loomisetappide kaupa".

2.2 Infosüsteemid, nende omadused ja omadused

Infosüsteem on süsteem, milles toimuvad infoprotsessid, mis moodustavad informatsiooni kogu elutsükli: genereerimine, teisendamine, edastamine, vastuvõtmine, salvestamine, töötlemine (kasutamine), hävitamine.

Infosüsteemide väljakutse– organisatsiooni sisulise tegevuse infotugi.

Infosüsteemide omaduste ja omaduste osas tasub ennekõike mainida suurust ja keerukust.

Mis tahes laadi kaasaegsed süsteemid kipuvad olema suured ja keerulised süsteemid.

Keeruline süsteem suuremõõtmeline on süsteem, mis koosneb suurest hulgast omavahel seotud ja vastastikku toimivatest elementidest ning on võimeline täitma keerulisi funktsioone.

Juhuslike tegurite mõju. Iseloomulikuks ja väga oluliseks tunnuseks on infosüsteemide vastuvõtlikkus juhuslike tegurite mõjule, mitte ainult näiteks töötajate või kasutajate tehniliste seadmete tõrked, rikked või vead, vaid ka inimeste pahatahtlikud tegevused, ei ole mitte ainult juhuslikud, vaid ka üldiselt ettearvamatud või parimal juhul raskesti ennustatavad.

Osalemine inimeste infoprotsessides. Omapära on see, et infosüsteemide lõppkasutaja on alati organisatsiooni töötajad. organisatsioonil on omad huvid ja eesmärgid, millega tuleb info andmisel arvestada (vaba tahte olemasolu).

Unikaalsus. Infosüsteemi iga olek on ainulaadne ja nõuab infotuge, et võtta arvesse selle kõiki iseärasusi ja seega ka erinevate mõjude individuaalset rakendamist.

Dünaamilisus. Infosüsteemid muudavad aja jooksul oma struktuuri ja elementide olekut.

Levitamine tähendab süsteemi üksikute komponentide ruumilist paigutust.

Infosüsteemi seisund on süsteemselt omavahel seotud organisatsiooniliste, tehniliste, protseduuriliste, informatsiooniliste ja juriidiliste struktuuriotsuste kogum.

Anname kasutusele võetud mõistete definitsioonid. Tehniliste vahendite ja süsteemide kompleksi, samuti tehnilise personali ja teabeprotseduuride rakendamisega otseselt seotud personali koosseisu, koguse, arhitektuuri (vastastikuse seotuse) fikseeritud korraldust võib määratleda kui tehnilise ja organisatsioonilise struktuuri seisundit. infosüsteemi või organisatsioonilise ja tehnilise struktuurse lahendusena.

Teabeprotseduuride koosseisu ja järjestuse fikseeritud korraldust saab defineerida kui infosüsteemi menetlusstruktuuri seisukorda või menetlusstruktuurilist lahendust.

Infotehnoloogia õigusraamistiku all mõistame infotuge reguleerivate regulatiivsete dokumentide koostist infosüsteemi toimimise seisukohalt. Need võivad olla: üldsätted, töötajate funktsionaalsed kohustused, juhendid ja juhendid tehnikate, protseduuride läbiviimise ja tehniliste seadmetega töötamise meetodite ja meetodite kohta jne.

2.3 Infohaldussüsteem, selle eesmärgid ja eesmärgid

Juhtimisinfosüsteem on defineeritud kui formaalne süsteem juhtkonnale otsuste tegemiseks vajaliku teabe andmiseks.

IMS peab andma teavet mineviku, oleviku ja oodatava tuleviku kohta. See peab jälgima kõiki asjakohaseid sündmusi organisatsiooni sees ja väljaspool. MIS-i üldeesmärk on hõlbustada planeerimise, kontrolli, tootmistegevuse ja juhtimisprotsessi kui terviku tõhusat teostamist. Selle kõige olulisem ülesanne on anda õiget teavet õigetele inimestele õigel ajal.

Tuleb märkida, et MIS ei ole ainus terviklik integreeritud süsteem, mis rahuldab kõik administratsiooni teabevajadused. Kuna võib tekkida soov sellist süsteemi hankida, siis on vaja seda aspekti sätestada, et suure keerukuse tõttu on selle loomise tõenäosus väike. Ei saa mööda vaadata asjaolust, et IMS hõlmab alati arvutite kasutamist. Tõepoolest, hiljutised edusammud andmetöötlustehnoloogias on andnud tohutu panuse infohaldussüsteemide loomisesse. Teatud tüüpi infosüsteemid oleksid võimatud ilma arvutite pakutava andmetöötluse kiiruse ja täpsuseta.

Arvutirevolutsioon on toonud kaasa olulisi muutusi organisatsioonide infotöötluses. Üks juhtimispraktika valdkonna uuring näitas, et elektrooniline andmetöötlus ja juhtimisinfosüsteemid on juhtimises kaks kõige enam kasutatavat tööriista. Arvutite laialdane kasutamine organisatsioonides võimaldab kõikide tasandite juhtidel kasutada oma tegevuses suuri teabehulki.

Tänu arvutitehnoloogiale saavad üksikud juhid nüüd teha otsuseid oma ettevõttes genereeritud teabe põhjal. Ettevõttesisesed andmebaasid võimaldavad juhil saada teavet oma äri, turgude, konkurentsi, hindade ja prognooside kohta vaid mõne tunniga.

Arvutid võivad anda juhtidele teavet, mida nad vajavad mis tahes tüüpi juhtimiseks, aidates neil võrrelda kavandatud ja tegelikke tulemusi, avastada varakult lahknevusi ja teha muudatusi probleemide lahendamiseks. Kuid nagu kõik haldustööriistad, töötavad arvutipõhised infosüsteemid kavandatud viisil ja ei saa olla paremad. Seetõttu on minu arvates vaja kaaluda infosüsteemide disaini ja võimalusi nende tõhususe parandamiseks.

Pole liialdus väita, et IMS-i eesmärk ei ole ainult teabe väljastamine ja töötlemine. Infohaldussüsteem peab olema kasutajakeskne, st selle poolt töödeldav teave peab teenima nende juhtide vajadusi, kes seda saavad.

Infosüsteemi projekteerimisel tuleb silmas pidada, et juhtide infovajadused on erinevad ning sõltuvad nende tasemest hierarhias ja funktsionaalsetest kohustustest.

Juhtimisinfosüsteemid ja juhtimistegevused

Uurides juhtide infovajaduste erinevusi, saame juhtimistegevuse liigid jämedalt jagada kolme kategooriasse.

1. Strateegiline planeerimine on otsuste tegemise protsess organisatsiooni eesmärkide kohta, nende muutmine, ressursside kasutamine nende eesmärkide saavutamiseks ning strateegiate osas, mis määravad nende ressursside hankimise, kasutamise ja jaotamise.

2. Juhtimiskontroll on protsess, mille käigus juhid tagavad, et ressursse saadakse ja kasutatakse tõhusalt organisatsiooni üldiste eesmärkide saavutamiseks.

3. Tegevuskontroll on konkreetsete ülesannete tõhusa ja kvalifitseeritud täitmise tagamise protsess.

Need tegevuskategooriad vastavad ligikaudu tipp-, kesk- ja madalama juhtkonna kohustustele. MIS peaks andma teavet, mis vastab iga kategooria erinevatele nõuetele.

Näiteks tippjuhtide strateegilise planeerimise tegevused hõlmavad eelkõige organisatsiooni ja keskkonna tulevase koostoime küsimusi. Seega nõuavad tippjuhid teavet välistest allikatest. See teave ei pea olema väga üksikasjalik ja peaks olema piisavalt lai, et suundumused oleksid selged. Samuti ei nõua see väga suurt täpsust.

Juhtkonna kontrollimiseks vajalik teave on vajalik nii tipp- kui ka keskastmejuhtidele. Loomulikult peab see pärinema nii sisemistest kui ka välistest allikatest. Näiteks vajavad tippjuhid teavet oma ettevõtte peamiste divisjonide ja konkureerivate organisatsioonide tegevuse kohta. Otsejuht nõuab teavet tootlikkuse, kulude, käibe ja võimalike muutuste kohta kliendi nõudmistes või tehnoloogias. See teave peab olema üksikasjalikum, kitsama ulatusega ja täpsem kui strateegiliseks planeerimiseks vajalik. Samuti tuleks seda esitada lühemate ajavahemike järel, kuna otsuste tegemise aeg on lühem.

Igapäevaste tegevustega seotud operatiivjuhtimise eesmärgil kasutatav teave peab olema väga täpne, fokusseeritud ja ajakohane. See peab pärinema peaaegu eranditult sisemistest allikatest. Näiteks otse tootmiskohas olev juht peab täpselt teadma, mitu tundi päevas iga töötaja töötab, milline on päeva- või nädalatoodang, samuti kui palju materjali kulub ja raisku läheb.

Lisaks vajavad juhid spetsiifilist teavet, mis on seotud nende konkreetse erialaga. Seega nõuab müügijuht teavet kaubandustehingute, tarbijate maitsete, uute toodete konkurentsivõime jms kohta. Tehnilise osakonna juhataja jaoks põhimõtteliselt oluline detailne teave uue toote tehniliste näitajate kohta ei ole vajalik. müügiotsuseid. Tõepoolest, kui IMS annab müügijuhile regulaarselt sellist teavet, segab see ainult tema tööd ja võtab aega.

2.4 Juhtimisinfo allikad

Siseallikad on otse organisatsioonis loodud dokumendid. See hõlmab organisatsiooni- ja haldussüsteeme, spetsiaalseid dokumentatsioonisüsteeme (personali-, finants-, planeerimis- jne), aga ka muid ettevõtte materjale. Huvitavamatest dokumentidest tõstame esile aruanded: igapäevased (kaoanalüüs, tööjõu efektiivsuse statistika, ajakao analüüs, saadud tellimused); iganädalane (ületundide analüüs, tööde teostamine, projektikontroll); igakuine (osakonna tegevuse aruanne, personalimuudatuste analüüs, üldkulude analüüs, müügianalüüs, laovarude kulutamise aruanne, müügimuutuste analüüs, kasumiaruanne, bilanss, raamatupidamisaruannete analüüs, raha kassas, viiviskontod) ; kvartaalne, poolaasta ja aasta (kasumiaruanne, bilanss, vahendite allikad ja kasutamine, osakondade töö aruanded). Sõltuvalt organisatsiooni konkreetsetest töötingimustest võib aruandlusdokumentatsioonil olla oma teabe esitamise sagedus ja vorm. Lisaks saab genereerida automatiseerimisülesannetele vastavaid aruandlustüüpe. Lisaks tavaaruannetele koostatakse ka pikaajalised järelaruanded üksikute tegurite ja olukordade kohta.

Siseallikad võib omakorda jagada primaarseteks ja sekundaarseteks. Esmased allikad hõlmavad neid, mis salvestavad konkreetseid operatiivandmeid organisatsiooni tegevuse tulemuste kohta - need on raamatupidamisdokumendid, tegevusdokumendid jne. Esmased allikad on kõige usaldusväärsemad.

Sekundaarsed dokumendid on üldistava, kokkuvõtliku ja aruandva iseloomuga tekstid, st kokkuvõtted, aruanded, aruanded, analüütilised märkmed, prognoosid jne. Need allikad sisaldavad reeglina koondandmeid, teatud järeldusi ja soovitusi. Teisesed allikad on vähem usaldusväärsed, kuna need sisaldavad rohkem moonutusi. Teabe moonutamist võivad mõjutada mitte ainult vead arvutustes ja järeldustes, vaid ka tahtliku moonutamise suur tõenäosus, et varjata teatud ametlikke väljajätmisi, mistõttu seda tüüpi allikates sisalduv teave nõuab topeltkontrolli.

2.5 Infovoogude korraldamine

Paljude haldusprobleemide seadmiseks ja lahendamiseks kasutatakse mitmes massiivis esitatud teavet. Keskseks lüliks teabevoogude korraldamisel on selle liikumisteede ning allikate ja tarbijate vahelise ringluse sageduse kindlaksmääramine.

Seega rakendatakse teaberessursside tarbimise protsessi teabevoogude kujul. Infosüsteemi loomisel on vaja infovoogusid ratsionaalselt korraldada, samuti suurendada nende intensiivsust. Nende probleemide lahendamiseks IS-i projekteerimisel on soovitatav läbi viia infovoogude analüüs, mis võimaldab uurida olemasolevat infotoe korraldamise süsteemi ning loob aluse infovoogude edasiseks täiustamiseks ja optimeerimiseks. Infovoogude analüüs viiakse läbi kahes etapis:

1) ekspertiis;

2) kõnealuse organisatsiooni infomudeli koostamine ja analüüs.

Juhtimissüsteemi kujundamisel lähtutakse selle infosüsteemi loomisel olevale ainevaldkonnale iseloomulike teabevoogude ja dokumendivoo uuringute tulemustest. Praegu puuduvad GOST-id ega regulatiivsed materjalid, mis reguleeriksid infovoogude uuringut ja analüüsi IS-i kavandamisel. Kuid need küsimused kajastuvad automatiseeritud juhtimissüsteemide regulatiivsetes materjalides (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 jne), mida saab kasutada vaadeldavatel juhtudel töö korraldamiseks.

Infovoogude analüüsimisel tuleb arvestada info liikumisega järgmistes suundades:

1. Vertikaalselt, st hierarhiliste tasandite järgi. Vertikaalsete voogude analüüs mööda tõusvaid ja kahanevaid jooni võimaldab tuvastada järjepidevust, tihendamist, keskmistamist ja teabeväljundit. Info järjepidevuse analüüs toob esile läbivad indikaatorid, mis läbivad kõiki juhtimistasandeid ning tuvastab need, mis on erinevatel tasanditel samale nähtusele iseloomulikud, s.t. muutub võimalikuks info ühtlustamine. Selle analüüsi järeldused on aluseks teabetoe määramisel erinevatel hierarhilistel tasanditel.

Teabe tihendamise astme analüüs iseloomustab ebaoluliste näitajate kõrvaldamise ja konkreetsete üldisteks liitmise õigsust. Selle põhjuseks on üldised teabe edastamise mustrid kõrgemale tasemele;

2. Info horisontaalne liikumine. Sellise analüüsi põhirõhk on arendus- ja otsustusskeemi ning infovoo võrdlemisel, kuna selle suunamise määravad ära otsustusprotsessid. Kõige vastuvõetavam meetod teabemarsruutide analüüsimiseks on võrguanalüüs, kus sündmused on konkreetsete otsuste tegemine ja teed on teabe liikumine.

Analüüsi käigus leitakse kõige lühemad teed, mis annavad kõik vajalikud lahendused (selguse huvides on soovitatav koostada diagramm). Graafiline analüüs annab üsna täieliku pildi infovoogude ratsionaalsusest. Sel juhul on vaja arvestada liikumise otsekohesust, rütmi, infovoogude spetsialiseerumist, tihedust (intensiivsust), voolu liikumise paralleelsust.

Infovoogude struktuur selgub organisatsiooni struktuuri, dokumendivoo struktuuri ja dokumenteerimata info liikumise analüüsimisel.

2.6 Põhiküsimused infosüsteemide arendamisel

Peamised küsimused, millega süsteemiarendaja silmitsi seisavad, kui ta hakkab mõtlema põhilisele infomassiivile, on järgmised: mitu andmetasandit peaks olema; Kas infosüsteem on võimeline ühtse põhiandmestiku abil teenindama ettevõtte kõiki juhtimistasandeid nende erinevate infovajadustega?

Näiteks kommertspangas MIS peab telleril olema juurdepääs iga kontoga seotud üksikasjalikule teabele, st jooksvale saldole, tšeki summale jne. Operatiivjuhtimise taset selline teave aga ei huvita. Selle taseme juhid on huvitatud kontorühmade kumulatiivsest teabest. Ja poliitika kujundamise tasandil vajavad tippjuhid veelgi laiemat teavet laenude, sissetulekute ja hoiuste kasvu prognooside kohta. Seega on IS-i kujundaja põhiülesanne püüda põhiline andmekogum integreerida nii, et seda saaksid kasutada kõik ettevõtte ja selle allüksuste juhtimistasandid.

Infomassiivi korrastamiseks on vaja läbi mõelda sobiv klassifikaator. Massiivis sisalduv teave klassifitseeritakse järgmiste kriteeriumide alusel:

2) kättesaamise viis;

3) vastuvõtu sagedus;

4) juhtimisprotsessis taotlemise olemus.

Vastavalt liikumissuunale jaguneb teave järgmisteks osadeks:

1) sissetulev;

2) keskmine (sisemine);

3) väljaminev.

Vastuvõtmise sageduse alusel jaguneb see järgmisteks osadeks:

1) pidevalt saabuvad;

2) iga päev;

3) kord nädalas;

4) igakuine jne.

Iga teabetüübi jaoks määratakse kindlaks määratud perioodid.

Sõltuvalt juhtimisprotsessis osalemise olemusest jaguneb teave järgmisteks osadeks:

1) regulatiivne;

2) teave;

3) planeeritud;

4) analüütiline (operatiivne);

5) aruandlus.

3. Automatiseeritud infosüsteemid

3.1 AISi üldised omadused

1. AIS on teabe, majanduslike ja matemaatiliste meetodite ja mudelite, tehniliste, tarkvaraliste, tehnoloogiliste vahendite ja spetsialistide kogum, mis on mõeldud teabe töötlemiseks ja juhtimisotsuste tegemiseks.

2. AIS on omavahel seotud andmete, seadmete, tarkvara, personali, standardite, protseduuride kogum, mis on loodud teabe kogumiseks, töötlemiseks, levitamiseks, säilitamiseks ja väljastamiseks vastavalt organisatsiooni eesmärkidest tulenevatele nõuetele.

Funktsionaalsed ja toetavad allsüsteemid

Automatiseeritud infosüsteemil on funktsionaalsed ja toetavad alamsüsteemid.

Sissejuhatus

Ühiskonna arengu praegune staadium, mida iseloomustavad süvenevad majandussidemed ja riikide kasvav vastastikune sõltuvus, määrab objektiivselt teabe rolli pideva suurenemise sotsiaalses ja tehnilises protsessis, globaalsete probleemide lahendamisel, millega inimkond kolmandale aastatuhandele astudes silmitsi seisab. Teaduse ja tehnika arengu saavutused paljudes valdkondades, sealhulgas kommunikatsiooniinformaatikas, on andnud võimaluse infoühiskonna loomise idee praktiliseks elluviimiseks.

Ühiskonna edasises arengus on eriline roll perspektiivikatel infotehnoloogiatel, mis tagavad suurenenud tootmise efektiivsuse ja tööjõu kokkuhoiu, teabe ja teaduslike teadmiste kiire leviku. Tänapäeval on nad teaduse ja tehnoloogia progressi tuumaks ja katalüsaatoriks, nende abiga lahendatakse inimkonna peamise strateegilise ressursi – informatsiooni – aktiveerimisel ja efektiivsel kasutamisel põhinevate uute tehnoloogiate loomise ja juurutamise probleemid.

Föderaalses sihtprogrammis “Elektrooniline Venemaa (2002-2010)” on kirjas, et info- ja kommunikatsioonitehnoloogia arendamine ja laialdane kasutamine on majanduse, riigi ja kohaliku omavalitsuse efektiivsuse tõstmisel ülioluline. Üks ikasutusvaldkondi valitsusasutuste, organisatsioonide ja ettevõtete tegevuses on “elektroonilise dokumendihaldussüsteemi, kontoritöö ja dokumendihaldusstandardite väljatöötamine”. Traditsioonilise kontoritöö täiustamise asjakohasuse määrab vajadus tõhusa juhtimistegevuse järele, dokumentide liikumise kiirendamine organisatsioonis ja dokumentide töötlemise töömahukuse vähendamine. Kõrgetasemeliste infotehnoloogiate abil loodud automatiseeritud kontoritöösüsteem (edaspidi AS) peaks suurendama juhtimise efektiivsust ühtse dokumenteeritud inforuumi moodustamise kaudu, andes kasutajatele võimaluse teha tõhusat koostööd dokumentidega kõikjal ja igal ajal.

Peamise raskuse automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide (riigistandardi järgi on sünonüümiks haldamise dokumentatsiooni tugi) loomisel, juurutamisel ja käitamisel tekitavad kasutajate vastuolulised nõuded infotoele, mis on seotud haldamisega. Kasutajad hõlmavad kõiki subjekte, kes pöörduvad teabe tugitööriistade poole vajaliku faktilise, dokumentaalse, analüütilise ja muu teabe saamiseks ning kasutavad seda juhtimisotsuste tegemisel.

Büroohaldussüsteem, mis rahuldab kasutajate infovajadusi, peab tagama järgmiste eesmärkide saavutamise:

Valitsusasutuste, organisatsioonide või ettevõtete tõhususe suurendamine ja töö tõhustamine;

Asutuse juhtimise dokumendi tugiprotsesside integreerimine ühtse ettevõtte infosüsteemi raames;

Valitsusasutuste, organisatsioonide või ettevõtete juhtkonna ja töötajate tootlikkuse, tööjõu efektiivsuse suurendamine;

Infoprotsesside integreerimine valitsusasutuste, organisatsioonide ja ettevõtete koostöö raames.

Juhtkonnale teabe esitamise peamine vorm on dokument. Juhtimisdokumendi põhiülesanne on tagada organisatsiooni tsentraliseeritud tegevus. Dokumentatsiooni abil omandab informatsioon vajalikud omadused ja täidab dokumentide kujul oma põhirolli juhtimisprotsessides, edastades juhtimismõjusid subjektilt kontrollobjektile, andes märku pöördreaktsioonist.

Tööstuse põhijooneks automatiseeritud süsteemide loomisel on keerukuse koondumine nõuete analüüsi ja spetsifikatsioonide kavandamise algstaadiumisse, kusjuures järgnevate etappide keerukus ja töömahukus on suhteliselt madal. Tegelikult on siin arusaam sellest, mida tulevane süsteem teeb, kuidas see toimib, et täita talle seatud nõudeid. Süsteeminõuete ebamäärasus ja ebatäielikkus, lahendamata probleemid ning analüüsi- ja projekteerimisetappides tehtud vead põhjustavad järgmistes etappides keerulisi, sageli lahendamatuid probleeme ja lõppkokkuvõttes kogu töö kui terviku ebaõnnestumiseni.

Kogu organisatsiooni ulatuses peab toimima ühtne väljade ja atribuutide nimetamise süsteem ning terminoloogia süsteemiandmete kirjeldamiseks. Peensus seisneb selles, et enamik neist klassifikaatoritest sobitab iga termini mittekorduva koodiga, mis vastab ainult sellele terminile.

1. Automatiseeritud koolieelsete õppeasutuste elluviimise eesmärgid ja viisid

Venemaa dünaamiliste reformide kontekstis toimuvad valitsusasutuste, organisatsioonide ja ettevõtete (edaspidi organisatsioonid) tegevussuundades üsna sageli muutused, mis reeglina toob kaasa nende struktuuri ümberkorraldamise. Infotehnoloogia kasutuselevõtt avaldab kõige suuremat mõju organisatsioonide sisestruktuuri kaasajastamisel. Peamine rakendusstrateegia on kommunikatsiooni maksimaalne arendamine ja uute organisatsiooniliste suhete arendamine, mis varem ei olnud majanduslikult otstarbekas. Organisatsiooni struktuuri tootlikkus tõuseb, kuna andmearhiive on ratsionaalselt jaotatud, süsteemikanalites ringleva info maht kaob ning saavutatakse tasakaal iga juhtimistasandi efektiivsuse ja lahendatavate ülesannete mahu vahel. Süsteem laieneb rangelt vastavalt organisatsiooni vajadustele ja võimalustele ning lõhe teabe ja organisatsiooni struktuuri vahel kaob. Nendel tingimustel suureneb juhtimisotsuste tõhususe ja kvaliteedi roll, mistõttu automatiseeritud kontorihaldussüsteem on ettevalmistamise ja otsuste tegemise üks olulisemaid komponente.

Bürootöö on tegevusala, mis tagab dokumenteerimise ja ametlike dokumentidega töökorralduse. Juhtimise dokumentatsioonitugi määratleb põhimõtete ja reeglite süsteemi, mis kehtestab ühtsed nõuded dokumenteerimisele, dokumentidega töö korraldusele ja nende arhiivisäilitamisele juhtimisprotsessis, arvestades kasutatavaid infotehnoloogiaid. Juhtimistegevuse dokumenteerimine on reguleeritud dokumendi loomise protsess (sisu väljatöötamine, kujundus, kooskõlastamine, kooskõlastamine, avaldamine) paberkandjal või muul kandjal, mis tagab selle juriidilise jõu. Dokumentidega töö korraldamine, optimaalse dokumendivoo loomine, säilitamise, kasutamise tagamine ja dokumentide täitmise kontroll asutuse jooksvas tegevuses.

Dokumendivoog on dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise ja väljasaatmiseni. Tuleb märkida, et kontoritöö on meetmete kogum alushariduse tagamiseks ning dokumendivoog on dokumentide liikumine juhtimise dokumentatsioonitoe raames.

AS DOU on loodud organisatsioonide juhtimistegevuse tõhustamiseks, automatiseerides kogu dokumentidega töötamise ja peaks lahendama järgmised põhiülesanded:

Dokumenteerimine (dokumentide koostamine, täitmine, kooskõlastamine, kinnitamine ja väljastamine);

Dokumendi liikumise tagamine (dokumentide ja nende projektide vastuvõtt, registreerimine, korraldamine, saatmine, üleandmine ja arhiivi säilitamine);

Dokumentidega töö tagamine haldusprotsessis (täitmise kontroll, raamatupidamine, operatiivsalvestus, dokumentide klassifitseerimise, indekseerimise, otsimise ja töötlemise süsteemide korraldamine; kaitsmine volitamata juurdepääsu eest; dokumentide jagamine, millele kehtib juurdepääsukontrolli nõutav tase; otsustusprotsess ja dokumentide aruandlus, teabeteenused kasutajatele);

Arhiveerimisprotseduuride automatiseerimine, arhiivisäilitamine ja dokumentide, mille elutsükkel on lõppenud, hävitamine (hoiureeglite rakendamine, otsingu ja kasutamise võimaldamine; arhiividokumentide riiklikule hoiule viimine või hävitamine).

Automatiseeritud juhtimisdokumentatsioonisüsteem loob ühtse inforuumi, mis annab kasutajatele vahendid koostööks kõigi organisatsiooni dokumentidega: sissetulev ja väljaminev kirjavahetus, sisemised organisatsiooni- ja haldusmaterjalid ning kaasnev kirjavahetus – kogu nende elutsükli jooksul. Pärast dokumentide "aktiivse eluea" lõppu peab süsteem säilitama nende arhiivi või salvestama teavet nende hävitamise või riiklikule hoiule üleandmise kohta.

Organisatsioonide juhtimise automatiseeritud dokumentatsioonitoe saate juurutada järgmiselt.

Tellige või viige ise läbi süsteemi arendamine, mis keskendub otseselt organisatsiooni ainevaldkonnale;

Ostke Venemaa turul pakutavate programmide hulgast valmis ringlustellimuse süsteem ja kohandage see vastavalt organisatsiooni ainevaldkonnale.

... (sh dokumentatsioonitoe automatiseerimise kaudu) peaks iga juhtkond pöörama tähelepanu nende probleemide lahendamisele. Lõputöö praktiline osa viidi läbi Belgorodi oblasti föderaalse registreerimisteenistuse büroo baasil ja hõlmas asutuse dokumentatsiooni toe uurimist, selle töökorraldust, samuti personali küsitlust. ..

Kes ta väidab end olevat ja et dokumenti üleandmise ajal ei muudetud. Niipea, kui me räägime elektroonilisest digitaalallkirjast, tekib kohe selle kasutamise probleem. 2. Elektroonilise digitaalallkirja kasutamise probleemid Kaasaegses arvutitega varustatud ettevõttes luuakse ja edastatakse dokumente elektrooniliselt, kuid dokumentide allkirjastamise vajadus säilib. ...

Ratsionaalse korralduse, dokumentidega töötamise vormide ja meetodite ning dokumentide ühtlustamise loomisega. Kostroma tolliosakonna dokumentatsioonitoe osakonna ametnikud ja töötajad alluvad ADO juhile (seda võib näha autori koostatud skeemilt 1): · ADO riigi tolli peainspektor: täidab peamisi ülesandeid. tolli pressisekretär ja sekretär...

... : · töökorraldus; · dokumentatsioonivoo juhtimine; · tööliikide kooskõlastamine dokumentidega; · kontroll dokumentidega töötamise järjekorra üle; · juhtimise dokumentatsiooni toetamise töö korraldamine. Koolieelse lasteasutuse teenuse eesmärgid: · dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine; · ühtse dokumenteerimiskorra tagamine; · ...

DOKUMENDI VOOLU

Automatiseeritud juhtimisdokumentatsiooni infosüsteemi (AIS DOU) valimine on praegu paljude kodumaiste organisatsioonide ja ettevõtete jaoks väga pakiline ülesanne. Enamik selleteemalisi väljaandeid on pühendatud peamiselt erinevate elektrooniliste süsteemide individuaalsetele funktsionaalsetele eelistele ja puudustele. Reeglina ei arvesta ega arvesta nad täielikult automatiseerimisobjekti enda nõudeid - juhtimistegevusi. Püüame välja selgitada kõige olulisemad tegurid, mida tuleb AIS DOW-i valimisel arvesse võtta.

Selline süsteem on loodud organisatsiooni juhtimistegevuse tõhususe suurendamiseks, automatiseerides kogu dokumentidega töötamise ja peaks lahendama järgmised põhiülesanded:

Dokumenteerimine (dokumentide koostamine, täitmine, kooskõlastamine, kinnitamine ja väljastamine);

Organisatsiooni dokumendivoo tagamine (dokumentide ja nende projektide registreerimine ja liikumine, dokumentide menetlemise tellimuste täitmise jälgimine, dokumentide esitamine ja otsimine);

Arhiivisäilitamine (arhiividokumentide läbiotsimise, säilitamise, kasutamise ja hävitamise reeglite järgimise tagamine).

AIS DOU moodustab ühtse inforuumi, mis annab kasutajatele võimaluse teha koostööd kõigi organisatsiooni dokumentidega: sissetulev ja väljaminev kirjavahetus, sisemised organisatsiooni- ja haldusmaterjalid ning kaasnev kirjavahetus – kogu nende elutsükli jooksul. Ja pärast dokumentide "aktiivse eluea" lõppu peab süsteem säilitama nende arhiivi või salvestama teavet nende hävitamise kohta.

Unikaalsete kohandatud dokumendihaldussüsteemide loomine Venemaal, nagu ka enamikus teistes riikides, on saamas minevikku. Tavaliselt, kui AIS DOW-le pole fantastilisi nõudeid, piisab tuntud tootja paljundatavast ja kohandatavast tarkvarast. Just nendest toodetest räägime edasi.

Kuidas AIS DOW-d analüüsida ja valida

Tuleb märkida, et iga üksikut organisatsiooni ajendavad selliseid süsteeme juurutama erinevad põhjused, kuid ühiseks eesmärgiks on reeglina juhtimise efektiivsuse tõstmine. Teatud AIS DOW-de analüüsimisel ei tohi unustada järgmist:

Kas süsteem võtab arvesse ettevõttes kasutusele võetud kontorihalduse ja dokumendihalduse tehnoloogiaid;

Kas see toetab nii paber- kui ka elektroonilisel kujul esitatavate dokumentide ringlust;

Kas sellel on piisav funktsionaalne täielikkus;

Kas sellel on vastuvõetavad jõudlusomadused?

Loomulikult tuleb arvestada ka AIS DOW soetamise ja käitamise kuludega ning kuidagi hinnata oodatavat majanduslikku efekti.

Me ei tohiks unustada süsteemi hilisemat hooldust ja selle arendamise väljavaateid. Siin peate pöörama suurt tähelepanu arendajaettevõttele:

Kui kaua ja kui sügavalt on ta sellele ainevaldkonnale spetsialiseerunud?

Kui palju selle süsteeme edukalt töötab ja millised on klientide hinnangud?

Kas süsteemi tugikanalid on piisavalt arendatud (“hotline”, konsultatsioonid nii ettevõtte kontoris kui ka kohapeal, juurutusteenused jne);

Millised on tootearenduse väljavaated?

Vaatleme ülaltoodud kriteeriume AIS DOW-i hindamiseks üksikasjalikumalt.

Raamatupidamine kontorijuhtimise tehnoloogia ja ettevõtte juhtimise valdkonnas

Sõltumata dokumentide esitamise vormist määrab nende töötlemise peamiselt ettevõttes vastu võetud kontoritöö ja dokumendivoo tehnoloogiline protsess. Selle olukorra alahindamine, mille panevad tavaliselt toime AIS DOW-i valiva organisatsiooni IT-spetsialistid, põhjustab sageli katastroofilisi tagajärgi.

On olnud juhtumeid, kus valitud ja ostetud AIS DOW-l näis olevat täielik komplekt vajalikke funktsioone, kuid juurutamisprotsess oli äärmiselt keeruline või jäi üldse lõpetamata, kuna ilmnes märkimisväärne hulk väiksemaid ebakõlasid ja probleeme, mida ei saanud süsteemiseadete abil kõrvaldada. Asi on selles, et ostetud lahendus oli algselt mõeldud erinevale ettevõtte juhtimissüsteemile kui selles organisatsioonis ja selle edukaks rakendamiseks oli vaja muuta mitte ainult dokumendivoo tehnoloogiat, mis on võimalik, kuigi mitte alati, vaid ka ettevõtte juhtimissüsteem.

Mitte iga kodumaine ettevõte pole selleks valmis, kuna on sunnitud järgima Venemaal vastu võetud üldisi juhtimisreegleid. Paljude ebaõnnestumiste põhjuseks välismaiste AIS-i koolieelsete õppeasutuste rakendamisel on see, et meie ajalooliselt väljakujunenud ja seadusandlike ja muude reeglitega toetatud juhtimissüsteem lihtsalt ei vasta läänelikele normidele ja juhtimismeetoditele.

Traditsiooniline vene tehnoloogia dokumentidega töötamiseks hõlmab kolme hierarhia taset: juhid, kontorihaldusteenus ja esinejad.

Kõrgemad juhid langetavad otsuseid dokumentide edasise liikumise kohta, allkirjastavad või viseerivad neid ning analüüsivad dokumentide täitmise seisu aruandeid. Nad määravad ametisse esinejad, määravad etappide läbimise tähtajad ja kehtestavad otsused.

Dokumentide menetlemisega tegelevad täitjad (struktuuriüksused); valmistada ette väljaminevaid materjale, vajadusel suheldes teiste esinejatega; allkirjastada juhtkonna dokumendid ja edastada need edasiseks edutamiseks büroohaldusteenistusele; saada meeldetuletusi tähtaegade lähenemise või lõppemise kohta; teatama büroohaldusteenistusele dokumendi täitmise seisust.

Dokumendihaldusteenus võtab vastu ja registreerib dokumente, sisestab andmed algselt süsteemi, propageerib dokumente kogu organisatsioonis, levitab neid väljastpoolt, jälgib otsuste täitmist, väljastab erinevaid aruandeid dokumentide täitmise seisu kohta, väljastab neid ja edastab dokumentide täitmise seisu kohta. arhiiv. Büroohaldusteenistus vastutab otseselt juhtimise dokumentatsioonitoe korraldamise eest.

Paljudes arenenud riikides puudub ettevõtetes spetsiaalne kontorihaldusteenus ja tehnoloogiline protsess erineb oluliselt Venemaal omast. Iga töötaja kasutab oma individuaalset raamatupidamisvormi. Esinejad lahendavad vastavalt oma eelisõigustele paljusid küsimusi peamiselt horisontaalsel tasandil, ilma juhtkonna osaluseta.

Sellel tehnoloogial põhinevad süsteemid sobivad paremini elektrooniliste dokumentidega töötamiseks: paberkandjate liikumise arvestus on minimaalne või puudub üldse.

Paber- ja elektroonilise meedia tugi

Kaasaegses organisatsioonis ringlevad dokumendid on tavaliselt kahel kujul – traditsioonilised paberkandjal ja elektroonilised. Paberivabale tehnoloogiale üleminekut piiravad nii olemasolev seadusandlik ja reguleeriv raamistik kui ka väljakujunenud reeglid ja harjumused. Pealegi on need reeglid ja harjumused just kõige konservatiivsemad ja muutuvad palju aeglasemalt kui kaasaegse infotehnoloogia võimalused.

Ilmselt on elektrooniliste dokumentide töötlemise tehnoloogilistes ahelates üsna pikka aega etappe, kus need dokumendid tõlgitakse paberkujule. Pole saladus, et ärijuhid eelistavad sageli töötada paberitega. Lisaks toimub dokumentide vahetamine organisatsioonide vahel ja nende üleandmine riigiarhiivi ka paberkandjal.

Seetõttu tuleb AIS DOW-d valides kindlasti tähelepanu pöörata sellele, milliseid olemasoleva dokumendivoo tehnoloogilisi ahelaid saab täielikult elektroonilisele vormile viia ja milliseid mitte.

Muidugi oleks ideaalne, kui turul pakutavad süsteemid toetaksid ühtviisi hästi ja täielikult nii paber- kui ka elektroonilist dokumendivoogu. Kahjuks selliseid süsteeme ei ole ja seetõttu tuleb automatiseeritud süsteemi valimisel, eriti nende hulgast, mis on positsioneeritud elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidena, väga hoolikalt üle vaadata, kas sellel on omadusi, mis peaksid tagama vajadusel töö paberdokumentidega.

Süsteemi funktsionaalne täielikkus

Koolieelsete lasteasutuste kaasaegne automatiseeritud infosüsteem peaks tagama selliste põhifunktsioonide täitmise nagu:

Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine;

Dokumentide saatmine täitjatele koos nende kohta käivate juhistega ja korralduste täitmise edenemise jälgimine;

Kasutamiseks dokumentide mahakandmine;

Juhtumite üleandmine ettevõtte arhiivi ja arhiivi pidamine;

Dokumentide ja juhendite eelnõude koostamine ning nende kooskõlastamise ja kooskõlastamise protseduuride läbiviimine;

Otsige mis tahes parameetrite kombinatsiooni järgi ning koostage mitmesuguseid kokkuvõtteid ja aruandeid.

Funktsioonide koosseis ja nende rakendamine igas konkreetses AIS DOW-s võib oluliselt erineda ning toote valimisel peaksite hoolikalt ja põhjalikult kaaluma nende igaühe võimalusi.

Kuna nõuded süsteemi omadustele sama organisatsiooni erinevates osakondades sarnaste probleemide lahendamisel võivad oluliselt erineda, on AIS DOW oluline kvaliteet selle funktsionaalne terviklikkus.

Funktsionaalsuse analüüsimisel on vaja eraldada süsteemi tulevaste kasutajate esmased vajadused põhimõttetutest, mis tekivad peamiselt muutuste hirmust ja muudest psühholoogilistest põhjustest. Praktika näitab, et pärast uutes tingimustes töötamisega harjumist kohanevad kasutajad tavaliselt edukalt ja peavad süsteemi seejärel oma igapäevatoimingutes vajalikuks tööriistaks.

Organisatsiooni AIS koolieelse õppeasutuse plokkskeem

Toimivusomadused

AIS DOW tööomadused on selle valiku üks olulisemaid kriteeriume ja nende hindamisel on soovitatav pöörata tähelepanu süsteemi järgmistele omadustele:

Kasutuselevõtu lihtsus;

Skaleeritavus;

Kasutaja juurdepääsu piiramine ja kaitse tagamine volitamata juurdepääsu eest dokumentidele ja süsteemi funktsioonidele;

Raietööde tähtsus;

Kohanemisvõime;

Haldus- ja töökindlusmehhanismide olemasolu.

Räägime nendest omadustest üksikasjalikumalt.

Süsteemi tööle panemine. Süsteemi valimisel on vaja arvesse võtta statistilisi andmeid selle kasutuselevõtu ajastuse kohta teistelt tarbijatelt ja selgitada välja selle arendamiseks vajalike meetmete koostis. Üks nendest tegevustest on kasutajakoolitus, mis reeglina kombineeritakse jooksvate tööülesannete täitmisega. Seetõttu on väga soovitav, et koolieelsete lasteasutuste AIS võimaldaks lisaks tööle organisatsiooni dokumentide operatiivandmebaasiga töötada ka nende koolitusandmebaasiga, mida kasutatakse kõigi huvitatud töötajate koolitamiseks.

Muidugi peaks kaasaegsel AIS DOW-l olema sõbralik kasutajaliides, mis on võimalikult lähedane dokumentide loomise ja redigeerimise populaarseimate tööriistade (eriti Microsoft Office) liidestele.

Registreerimisel tasub pöörata tähelepanu erinevate dokumendirühmade nummerdamise reeglitele. Kuna süsteemi kasutuselevõtu perioodil ei pruugi teatud dokumenditöötluse valdkonnad automatiseerida, siis on soovitav, et süsteem säilitaks vähemalt esialgu koos uuega ka senise dokumentide nummerdamise järjekorra.

Kuna paljudel juhtudel asendab juurutatud AIS DOW olemasolevat dokumendiarvestussüsteemi, muutub sellesse tagasiulatuvate andmete importimine kiireloomuliseks ülesandeks.

Skaleeritavus. Aja jooksul suureneb töökohtade arv süsteemis järk-järgult. Tavaliselt paigaldatakse need esmalt dokumentide registreerimise kohtadesse ja seejärel automatiseeritakse järk-järgult erinevad osakonnad. Seetõttu peaks valitud AIS DOW võimaldama suurendada töökohtade arvu laias vahemikus.

Kasutaja juurdepääsu piiramine ja kaitse tagamine volitamata juurdepääsu eest dokumentidele ja süsteemi funktsioonidele. Koolieelse lasteasutuse automatiseeritud infosüsteem peab tagama üksikute osakondade töötajate juurdepääsu eristamise nii vahetult dokumentide tekstidele või nende kaartidele kui ka kõikidele etappidele, sealhulgas juhtide otsuste pealesurumisele ja täitjate aruannete koostamisele. . Lisaks kasutaja autentimisele on nõutav mitme juurdepääsutaseme tugi (näiteks vaatamise, redigeerimise, loomise, kustutamise, printimise ja muu lubamine), mis on määratletud iga dokumendi (ja isegi registreerimiskaardi väljade) puhul, nagu samuti erinevate volitustega rollirühmad (näiteks osakonnajuhatajate rühmad).

Kui AIS DOU on geograafiliselt hajutatud süsteem, on avatud sidekanalite kaudu dokumentide vahetamiseks soovitav, et sellel oleks sisseehitatud ja FAPSI-sertifikaadiga digitaalallkirja ja krüptimise tööriistad.

Kasutaja tegevuse logimine. Logimine võimaldab jälgida kogu dokumendi ajalugu (kes selle lõi ja millal, redigeeris, vaatas, printis jne) ning võimaldab lahendada konfliktsituatsioone, kui selle kallal töötab koos mitu kasutajat.

Kohanemisvõime. Ettevõte muudab erinevatel põhjustel aeg-ajalt asjade nomenklatuuri, struktuuri ja allüksuste koosseisu. Süsteem peab suutma neid muudatusi toetada, säilitades samal ajal teabe varem töödeldud dokumentide kohta.

Haldus ja usaldusväärsuse tagamine. AIS DOW haldustööriistad, mis võimaldavad teil määrata ja muuta süsteemi dokumentide ja funktsioonidega seotud kasutajarollide volitusi, peavad suutma seda kohandada vastavalt pidevalt muutuvale organisatsioonilisele struktuurile. On soovitav, et selliste sätete mõju ei laieneks mitte ainult üksikutele dokumentidele, vaid ka nende rühmadele, millel on mõnikord keeruline hierarhiline struktuur. Dokumentidega analüütiliseks töötamiseks ei saa ilma tööriistadeta, mis võimaldavad dokumente erinevatele teemadele määrata ja teatud kriteeriumide järgi klassifitseerida.

AIS DOW-i vältimatutele riketele ja tõrgetele vastupidavuse olulisemad omadused on: tööjaamade toimimise sõltumatus üksteisest, seansi taastumisaeg pärast selle ebanormaalset lõpetamist, andmete terviklikkuse ja varundamise vahendite olemasolu. .

AIS DOW esitleti Venemaa turul

Joonisel on kõige üldisemal kujul näidatud AIS DOW plokkskeem. Sellel võib olla kahe- või kolmetasandiline arhitektuur.

Nüüd on Vene Föderatsioonis laialdaselt esindatud kolm AIS DOW-lahenduste klassi:

1) Venemaa ettevõtete välja töötatud süsteemid, mis põhinevad tööstuslikel DBMS-idel (Electronic Office Systems ettevõtte Delo, LanDocs, Optima OPTIMA-WorkFlow, Arvutiarenduskeskuse Kodeks, Teadus- ja Tehnoloogia Tuhkatriinu Moskva Arendusinstituudi keskus jne);

2) populaarsete lääne toodete venestatud versioonid (Documentum 4i firmalt Documentum, DOCS Open firmalt Hummindbird, Lotus Domino/Notes IBM-ilt, DocuLive Siemensilt jne);

3) Venemaa ettevõtete loodud süsteemid Lotus Notes platvormil (CompanyMedia firmalt InterTrust, BOSS-Referent IT-lt, Eskado Interprokom LAN-ist jne).

2000. aasta veebruaris avaldatud Euroopa dokumendihaldussüsteemide turu IDC aruande kohaselt oli Documentum 4i 1998. aasta lõpus liider, omades 11,1% turust. Seejärel järgnesid sellele (Vene Föderatsioonis esitatud süsteemidest) Lotus (ainult Domino.Doc) - 4% ja DOCS Open - 3%.

Küsitluse käigus tõstsid näituse “Management 2000” külastajad esikohale Lotus Notesi ja “Delo” tooted.

Püüdsime tabelina tuua kõige populaarsemate süsteemide peamised omadused: “Delo”, Documentum 4i, CompanyMedia, “BOSS-Referent” ja LanDocs.

See ei väida, et see on täielik või ammendav analüüs turu ja võrreldavate süsteemide omaduste kohta. Neid kõiki arendatakse ja täiustatakse pidevalt ning teatud omaduste puudumine kirjutamise ajal pole veel lõplik otsus.

Meile tundub, et AIS DOW siseturg on küllastumisest veel kaugel. Kuna kaasaegsed infotehnoloogiad arenevad palju kiiremini, kui ettevõtte juhtimissüsteemid täiustuvad, võivad turule igal ajal ilmuda uued AIS DOW-d, millel on palju laiemad funktsioonid ja mis on keskendunud mitmesugustele rakendustele. Sellegipoolest jäävad ülaltoodud süsteemi valimise kriteeriumid ilmselt veel mõnda aega asjakohaseks.

AIS DOW võrdlevad omadused

Sissejuhatus

Viimastel aastatel on juhtimisinfo toe roll kordades suurenenud. Kaasaegse maailma, selle sotsiaalse ja majandusliku arengu tingimustes tuleb märkida infotoe kasvavat tähtsust juhtimisprotsessis, mis hõlmab teabe kogumist, säilitamist, töötlemist, edastamist ja arhiveerimist, et muuta teadlikuks ja arhiveerimiseks. tõhusad juhtimisotsused.

Tõhusate juhtimisotsuste tegemiseks turumajanduse kaasaegsetes arengu- ja kasvutingimustes vajab organisatsioon terviklikku ja ühtset automatiseeritud dokumentatsioonisüsteemi.

Infoprotsessid (info kogumine, töötlemine ja edastamine) on teaduses, tehnoloogias ja ühiskonnaelus alati mänginud olulist rolli. Inimese evolutsiooni käigus on olnud pidev tendents nende protsesside automatiseerimisele, kuigi nende sisemine sisu on jäänud sisuliselt muutumatuks.

Informatsioon ei eksisteeri iseenesest, see avaldub infoprotsessides. Inimene elab infomaailmas ja osaleb kogu elu kõikvõimalikes infoprotsessides.

Peamised teabeprotsessid on: teabe otsimine, kogumine, säilitamine, edastamine, töötlemine, kasutamine ja kaitsmine.

Teabega tehtavaid toiminguid nimetatakse infoprotsessideks.

Info vastuvõtmise, salvestamise, töötlemise ja edastamisega seotud protsesse nimetatakse informatsiooniks.

Teabeprotsess on teabega (andmete, teabe, faktide, ideede, hüpoteeside, teooriate ja muu kujul) tehtavate järjestikuste toimingute (operatsioonide) kogum mis tahes tulemuste saavutamiseks.

Informatsioon avaldub just infoprotsessides, mis toimuvad alati mis tahes süsteemides (sotsiaalsetes, sotsiotehnilistes, bioloogilistes jt).

Teatud infotehnoloogiate abil läbiviidavad infoprotsessid on inimese infotegevuse aluseks. Arvuti on universaalne seade infoprotsesside automatiseeritud täitmiseks.

Käesoleva töö eesmärk on analüüsida ja käsitleda automatiseeritud infosüsteeme kontoritöö valdkonnas, analüüsida mõistet “infosüsteemid” ja analüüsida neid automatiseeritud süsteemides realiseerituna.

Eesmärgi saavutamiseks on vaja analüüsida järgmisi ülesandeid: selgitada välja ja määratleda koolieelse lasteasutuse teenuse põhiülesanded, analüüsida kontoriautomaatikat ja elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, arvestada automatiseeritud süsteemide juurutamisel infotoe loomise põhimõtteid.

Samas on antud töö objektiks automatiseeritud kontoritöösüsteemid.

1. Kontoritöö põhimõisted ja AS teoreetilised aspektid

1.1 Alushariduse põhimõisted

“Automatiseeritud kontoritöö” teema käsitlemiseks on vaja tutvustada selle aspekti põhiterminoloogiat. Alustame dokumendi määratlusega. Mõiste “dokument” tuli meile ladina keelest sõnast “documentum”, mis omakorda tähendab “tõend”, “tõend”. Algselt võeti see termin kasutusele Peeter Suure ajal ja see tähendas "kirjalikku tunnistust". Varsti pärast seda hakati kasutama selliseid termineid nagu "äripaber", "ametlik dokument" ja "akt". Need terminid rõhutasid dokumendifunktsioonide tähtsust juhtimissüsteemis. Föderaalseadus nr 77-FZ “Dokumentide seadusliku hoiustamise kohta” annab dokumendile järgmise definitsiooni: “Dokument on materiaalne andmekandja, millele on mis tahes kujul salvestatud teave teksti, helisalvestise, pildi ja (või ) nende kombinatsioon, millel on selle tuvastamist võimaldavad üksikasjad ning mis on mõeldud avalikuks kasutamiseks ja säilitamiseks ajas ja ruumis edastamiseks.

Sellest määratlusest järeldub, et mõiste "dokument" on lahutamatult seotud mõistega "teave". 20. veebruari 1995. aasta föderaalseadus teabe- ja teabekaitse kohta annab mõistele "dokumentaalne teave" järgmise definitsiooni - see on materiaalsele andmekandjale salvestatud teave koos üksikasjadega, mis võimaldavad seda tuvastada. Hiljem seda seadust muudeti ja anti uuesti välja. Vastavalt definitsioonile föderaalseaduses nr 149 - föderaalseadus "Teabe, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta" on "teave" teave (sõnumid, andmed) olenemata selle esitusviisist.

Dokumenteeritud teave on omakorda teave, mis on salvestatud materiaalsele andmekandjale, dokumenteerides teabe selliste üksikasjadega, mis võimaldavad sellist teavet või seadusega sätestatud juhtudel selle materiaalset teabekandjat tuvastada.

Mis tahes tegevusala organisatsioonis toimib dokument tegevuste juhtimise vahendina kõigis struktuuriüksustes. Selles tegevusvaldkonnas tuleks öelda „ametlik dokument“, mitte „dokument“. Ametlik dokument on juriidilise isiku või üksikisiku poolt loodud dokument, millel on õigus kasutada organisatsioonis, vormistatud ja kinnitatud organisatsioonis. ettenähtud viisil.

Tegevusvaldkonda, mis tagab dokumentatsiooni ja ametlike dokumentidega töökorralduse, nimetatakse dokumentatsioonihalduseks.

Koolieelne õppeasutus tegeleb kogu tööga dokumentide loomise, vormistamise, samuti nende täitmise ja tähtaegade kontrollimisega. Sellesse kompleksi kuuluvad ka töö dokumentide salvestamisel, juba vormistatud dokumentidest kaasuste loomine, jooksvate juhtumite säilitamine ja kasutamine ning arhiivi ülekandmiseks ettevalmistamine.

Neid funktsioone täidab eriteenistus, mis toimib iseseisva struktuuriüksusena. Samas võib seda nimetada erinevalt: büroohalduse osakond, üldosakond, kontoriosakond, sekretariaat või büroohalduse osakond.

Kitsa tegevusalaga ettevõtetes on dokumentatsiooni maht üsna väike, mistõttu eraldi osakonna loomine pole otstarbekas. Sel juhul teeb kogu ettevõtte dokumendihalduse tööd organisatsiooni juhi sekretär või spetsiaalselt selleks tööks palgatud töötaja.

Oskuslikult läbimõeldud, organiseeritud ja sujuv kontoritöö ettevõttes sõltub nii ettevõtte efektiivsus kui ka juhtimisotsuste tegemise kvaliteet ja kiirus. Seega võib öelda, et juhtimistegevuse varustamine ettevõtte dokumentidega on kõige olulisem juhtimisfunktsioon igas ettevõttes.

Siiski tuleb märkida, et iga ettevõte on ainulaadne, sellel on oma isiklik organisatsiooniline vorm ja seetõttu tuleb koolieelse õppeasutuse teenuse vorm valida vastavalt ettevõtte valitsemisvormile. Seejärel fikseeritakse valitud dokumentidega töötamise vormi regulatsioon ettevõtte büroojuhtimise juhendis.

Ametlike dokumentidega töökorraldust reguleerib praegu GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused". Lisaks mõistele "bürootöö" on sünonüümne termin "dokumentatsioonihaldus", mis kõige laiemalt paljastab tänapäevase kontoritöö korralduse info- ja tehnilise komponendi.

Vastavalt riiklikule standardile on dokumentatsioon teabe salvestamine erinevatele andmekandjatele vastavalt kehtestatud reeglitele. Dokumentatsioon on toimingute kogum dokumentide loomiseks, nende koostamiseks, koostamiseks, kooskõlastamiseks, täitmiseks ja tootmiseks.

Koolieelse teenistuse protsess koosneb mitmest etapist:

)dokumentide loomine ja vormistamine;

)dokumentide vastuvõtmine ja edastamine;

)organisatsioonisisese dokumentide liikumise korraldamine;

)täitmise registreerimine ja kontroll;

)info- ja teatmeteos;

)dokumentide säilitamine.

Need tegevused viiakse läbi järgmiste ülesannete täitmiseks:

)dokumentatsiooniga töötamise vormide ja meetodite täiustamine;

)ühtse dokumenteerimiskorra tagamine;

)dokumentidega töö korraldamine;

)infootsingusüsteemide ehitamine;

)arhiivi üleandmiseks dokumentide täitmise ja ettevalmistamise kontroll vastavalt kehtivale korrale;

)dokumendivoo vähendamine;

)dokumendiplankide ühtlustamine;

)normatiiv- ja metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja rakendamine juhtimise dokumentatsioonitoe parandamiseks struktuuris;

)uusimate infotehnoloogiate rakendamine dokumentidega töötamisel.

Dokumentatsioonihalduse funktsioonide ja ülesannete põhjalikumaks läbimõtlemiseks ning eelnimetatud teenusega täpselt mõistmiseks tuleb keskenduda sellele, et tänapäeva maailmas põhineb igasugune haldusdokumentidega töö arvuti- ja infotehnoloogial. DOU-teenuse funktsioonid ei ole mitte ainult tõhusa dokumendivoo korraldamine, dokumentatsiooni salvestamine, vaid ka kontroll kõigi dokumentide täitmise üle ühes ettevõttes ja ülesannete seadmine dokumentatsiooniga töötamiseks mõeldud automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel. Samal ajal on vaja tagada juurdepääs teabele ja selle kaitsmine volitamata juurdepääsu eest, et parandada dokumentatsiooniga tööd ettevõtte sees ja väljaspool.

Kõiki neid ülesandeid ei saa aga täita, kui dokumentide koostamisel kasutatud teave ei ole täielik, objektiivne, täpne, väärtuslik, usaldusväärne ja õigeaegselt esitatud.

1.2 Juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse põhiülesanded

Kaasaegsetes tingimustes, kui töö juhtimisdokumentatsiooniga paljudes asutustes põhineb arvutitehnoloogial, ei piirdu koolieelse lasteasutuse teenuse ülesanded ainult asutuse dokumendivoo korraldamise, dokumentide fikseerimise ja nende täitmise jälgimisega. Koolieelse lasteasutuse talitus on otseselt seotud ülesannete püstitamisega dokumentidega töötamise automatiseeritud infosüsteemide väljatöötamisel, teabele juurdepääsu tagamisel ja dokumentidega töö parandamisel.

Seega lahendab koolieelse haridusasutuse teenus kolm peamist ülesannete kogumit:

) juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamine;

) dokumentidega töö korraldus asutuses;

) dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamine.

Koolieelse haridusasutuse teenistuse ülesanded määravad kindlaks tema funktsioonid.

1. Juhtimistegevuse dokumenteerimise tagamise ülesandeid saab lahendada järgmiste funktsioonide täitmisega:

Vormide väljatöötamine ja kujundamine, nende valmistamise tagamine;

dokumentide valmistamise, paljundamise ja paljundamise tagamine;

dokumentide koostamise ja vormistamise kvaliteedikontroll, kehtestatud kooskõlastuskorrast kinnipidamine ja dokumentide tõendamine.

2. Asutuses lahendatakse dokumentidega töö korraldamise ülesanded järgmiste funktsioonide täitmisega:

Dokumentide läbimise ühtse korra kehtestamine (asutuse dokumendivoog);

sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemise edastamine;

sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;

kontroll dokumentide täitmise üle;

dokumentide süstematiseerimine, nende säilitamise ja kasutamise tagamine; töö korraldamine kodanike pöördumistega.

infoturbe tagamine.

3. Dokumentidega töötamise vormide ja meetodite täiustamise ülesannete hulka kuulub järgmiste funktsioonide täitmine:

Normatiiv-, juhend-, metoodiliste dokumentide väljatöötamine ja läbivaatamine ning organisatsiooni töötajate tähelepanu juhtimine;

metoodiline juhendamine ja kontroll dokumentidega töötamise kehtestatud reeglite järgimise üle organisatsiooni struktuuriüksustes;

organisatsiooni töötajate kvalifikatsiooni tõstmine ja nende nõustamine dokumentidega töötamise küsimustes;

organisatsiooni dokumentatsiooni korrastamine, dokumentide ühtlustamise tööde teostamine, organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumendivormide ajatabeli ja albumi väljatöötamine;

dokumentidega töötamise uute vormide ja meetodite väljatöötamine ja juurutamine, organisatsiooni dokumendivoo parandamine, juhtimisdistsipliini suurendamine;

ülesannete seadmine automatiseeritud infosüsteemide ja dokumentidega töötamise andmebaaside arendamiseks ja täiustamiseks.

Eeltoodud punktide põhjal näeme, et ilma elektroonilise dokumendihalduseta ei saa töötaja kõiki toiminguid iseseisvalt teha.

1.3 Kaasaegsed tehnoloogiad elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamiseks

Juhtimissüsteem eeldab tõhusa dokumendivoo korraldamist ja hoidmist, mida tuleb esitada formaliseeritud äriprotsessina. Sel juhul on mis tahes dokument (elektrooniline või paberkandjal) peamine vahend ettevõtte osakondade vahelise ärilise suhtluse vormistamiseks ja välissuhete korraldamiseks.

Juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku info mahu pideva kasvutrendiga kaasneb vajadus saada, töödelda ja säilitada dokumente senisest oluliselt suuremates kogustes. Traditsioonilised dokumentidega töötamise meetodid muutuvad ebaefektiivseks.

Äriprotsesside analüüs näitas, et töö käigus läheb kaotsi umbes 15% dokumentidest ning nende otsimine võtab kuni 30% dokumentide töötlemise eest vastutavate töötajate tööajast. Samal ajal võib isegi osa teabe pöördumatu kadumine kaasa tuua märkimisväärseid kaotusi.

Tavalise paberdokumendiga kollektiivse töö korraldamiseks on vaja seda mitu korda kopeerida, erinevatesse struktuuriüksustesse toimetada, pidada erikoosolekuid, kooskõlastusi, mis võtab uskumatult palju aega.

Teine probleem on seotud pika ajaga, mis kulub nõudmisel vajaliku teabe leidmiseks. Elektrooniliste dokumentidega töötades on dokumendi otsimise aeg ja sellest tulenevalt ka päringule vastamise aeg oluliselt lühem.

Eksperthinnangutel aitab paberdokumendivoo asendamine elektroonilisega tõsta töötajate tootlikkust 25-50% ning ühe dokumendi töötlemisaeg väheneb üle 75%. Klassikaliselt toetab äri kui äriprotsessi automatiseerimissüsteem vaid 10-20%. Need on reeglina ainult need ülesanded, mida saab selgelt vormistada ja struktureerida teavet. Sõnastamise ja vormistamise protsessi ennast traditsiooniline automatiseerimine ei toeta.

1.4 Bürooautomaatika ja elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Olles kindlaks teinud vajaliku automatiseerituse taseme, valib organisatsioon välja süsteemi, mis rahuldaks organisatsiooni automatiseerimisvajadused.

Automatiseerimissüsteemi all mõistetakse mis tahes automatiseeritud süsteemi, mis on loodud kontoritöö probleemide lahendamiseks, olenemata automatiseerimisobjektist, olgu selleks siis riigiasutus, kommertspank, kaubandusettevõte või mõni muu organisatsioon. Oluline on, et organisatsioon teeks bürootööd ja see toimuks vastavalt Venemaa seadusandluses sätestatud nõuetele, mis võimaldab üsna selgelt välja tuua lahendatavate ülesannete ringi8.

Dokumentide automatiseerimissüsteemi valimisel kaalutakse reeglina ühte kahest võimalusest:

kontori automatiseerimine;

dokumendivoo automatiseerimine.

Kontoriautomaatikasüsteemid lahendavad peamiselt sissetulevate, väljaminevate, sisemiste ja organisatsiooniliste ja haldusdokumentide arvestuse (registreerimise), väljastatud otsuste ja nende täitmise kohta saadud teabe arvestuse probleeme. Süsteemi andmebaasid suudavad salvestada mitte ainult dokumendi üksikasju nn. “registreerimis- ja kontrollkaardid”, aga ka nende sisu tekstide, failide või piltidena. Kontoriautomaatikasüsteemid võimaldavad jälgida dokumentide täitmist ja iga resolutsiooni või korraldust ning salvestada andmeid juhtumite kohta, millele dokumendid on määratud. Vajalike dokumentide kiire otsimine antud kriteeriumi või nende komplekti järgi on sedalaadi süsteemide lahutamatu atribuut.

Tänapäeval on dokumentide automatiseerimissüsteemi juurutamiseks kolm peamist võimalust:

originaalse automaatikasüsteemi väljatöötamine;

standardse automaatikasüsteemi paigaldamine;

automatiseerimistööriistade seadistamine.

Ideaalis peaks süsteem toetama nii paberkandjal kui ka elektroonilist dokumendivoogu, aga ka organisatsiooni äriprotsesse. Praktikas on seda raske saavutada.

Oluline tegur, millega tuleb arvestada, on programmi skaleeritavus ehk võimalus aja jooksul suurendada programmi kasutavate tööjaamade (arvutite) arvu ja suurendada süsteemis salvestatavate dokumentide arvu.

Teine punkt, millele peate tähelepanu pöörama, on võime töötada dokumentidega mitme aasta jooksul. Mõnes programmis viiakse möödunud aasta dokumendid igal aastal arhiivi ja luuakse uus jooksva aasta dokumentide andmebaas. Ühest küljest lihtsustab see tööd ja vähendab süsteemi koormust. Kuid teisest küljest võib see oluliselt raskendada täitmise kontrolli ja eelmise aasta dokumentide otsimist. See on eriti märgatav aasta alguses, kui sageli helistatakse dokumentidele, mis on 2-3 kuud vanad ja juba arhiivi viidud.

Seetõttu on oluline, et programm võimaldaks teil hõlpsasti otsida viimaste aastate dokumente.

Programm peab olema ligipääsetav, et kasutaja saaks ise teha mõningaid süsteemiseadeid (näiteks sõnaraamatuid, katalooge, standardmarsruute jne), ilma et peaks uuesti kasutama administraatori teenuseid. Administraator peab täitma ainult infoturbe tagamise funktsioone, kontrollides kasutajate õigusi ja toiminguid.

Hoolimata kõigi põhiliste traditsiooniliste kontoritöö funktsioonide säilimisest automatiseeritud süsteemides, võimaldab automatiseerimine loomulikult dokumentidega tööd korraldada traditsioonilistest (“käsitsi”) tehnoloogiatest tõhusamalt ja arvutivõrke kasutades lahendada paljusid tüüpilisi kontoritöid. tööülesanded uutmoodi, lihtsustades ja kiirendades oluliselt organisatsioonis dokumentide liikumise protsessi.

Üldiselt võib automatiseeritud teabe tugisüsteem sisaldada järgmisi plokke:

.teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem (NTI), mille ülesanneteks on kõigi organisatsiooni tegevuse suunale ja juhtide nõudmistele vastavate dokumentide, kokkuvõtete või aadresside õigeaegne tuvastamine, salvestamine, valimine ja kasutajatele esitamine. spetsialistid.

Süsteemi prioriteetsete ülesannete hulgas on vaja esile tõsta:

)sissetulevate STI allikate (raamatud, brošüürid, teadusajakirjad, artiklid, teaduslikud ja tehnilised aruanded jne) arvestus;

)kasutaja tellimisteenuste automatiseeritud arvestus, sh NTI allikate väljastamise ja tagastamise registreerimine;

)erinevate indeksite ja bülletäänide koostamine ja haldamine;

)juhtkonna töötajate teavitamine jooksvatest teaduslikest, tehnilistest, majanduslikest jne. saavutused vastavalt nende teabevajadusele alaliste või ühekordsete päringute jaoks (teabe valikulise levitamise ja tagasiulatuva otsingu režiimis);

) lahendatava probleemiga seotud teadusliku ja tehnilise teabe otsimine ja väljastamine otsustusprotsessi erinevates etappides;

.automatiseeritud reguleerimissüsteem. ja juriidilist teavet. Seda tüüpi teave toimib otsuste tegemise põhiregulaatoritena, sealhulgas nende alusel kontrollitakse otsuse õiguslikku kehtivust. Juhtkonna töötajate piiratud võimalused suures koguses seda teavet käsitsi töödelda põhjustavad juhtide ebapiisavat teadlikkust kehtivatest standarditest. Üks õigusalase teabe pakkumise parandamise viise on automatiseerimine;

.organisatsioonilise ja administratiivse teabe automatiseeritud dokumentaalsüsteem;

.automatiseeritud faktilise teabe ja viidete süsteem.

Iga loetletud alamsüsteem mängib otsustusprotsessis väga spetsiifilist rolli. Faktisüsteemi kasutatakse konkreetse teabe hankimiseks ja töötlemiseks hallatava objekti oleku ja dünaamika kohta. Teadusliku ja tehnilise teabe automatiseeritud süsteem varustab juhte ja spetsialiste vajaliku teadusliku ja tehnilise teabega, ilma milleta pole otsust võimalik põhjendada. Tehtud otsuste õiguslikuks toetamiseks on vajalik regulatiivse ja juriidilise teabe automatiseeritud süsteem. Keskse koha teiste allsüsteemidega võrreldes hõivab automatiseeritud organisatsiooni- ja haldusteabe süsteem (ORI), mis toimib juhtimis- ja hallatavate süsteemide operatiivse suhtluse kanalina ning peegeldab kogu juhtimisotsuste tegemise tsüklit probleemide diagnoosimisest kuni probleemide diagnoosimiseni. alternatiivi valimine ja rakendamine. Seega ei ole ORI süsteem pelgalt infootsingusüsteem, see osaleb aktiivselt juhtimisprotsessis ja mõjutab seda. Selle põhiülesanneteks on optimaalsete tingimuste loomine juhtimissüsteemide ja -protsesside korraldamiseks, õigeaegsete otsuste elluviimine ja konkreetsete täitjateni viimine, õigeaegse kontrolli tagamine otsuste elluviimise ajastuse, kvaliteedi ja mahu üle kõigil juhtimistasanditel.

2. Infosüsteemid automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide juurutamisel

1 Infotugisüsteemi arendamise põhiprintsiibid automatiseeritud süsteemide juurutamisel

elektrooniline dokumendihalduse automatiseerimine

Kodu- ja välismaiste juhtimisinfosüsteemide (MIS) projekteerimise kogemus näitab, et oluline nende tõhusust määrav tegur on süsteemse lähenemise rakendamine infotugiprobleemide lahendamisel. Süstemaatiline lähenemine hõlmab majanduslike, tehnoloogiliste, psühholoogiliste, inseneri- ja sotsiaalsete probleemide igakülgset kaalumist ja lahendamist. See võimaldab läheneda probleemile luua integreeritud juhtimissüsteem, mis ühendab horisontaalse integratsiooni (teatud hierarhilisel tasandil ringleva kogu otsuste tegemiseks vajaliku teabe koordineerimine) vertikaalse integratsiooniga. Integratsiooni põhimõtet rakendatakse kõige täielikumalt automatiseeritud süsteemides, mida käsitleme selles peatükis disainiobjektina.

Üsna laialdased kogemused automatiseeritud süsteemide haldamisel juhtimisel võimaldavad sõnastada nende loomise aluspõhimõtted. Need põhimõtted võib jagada kolme rühma:

) juhtiv;

)tehniline;

)organisatsiooniline.

Esimesse rühma kuuluvad loodud süsteemide järjepidevuse, keerukuse, efektiivsuse ja uute ülesannete põhimõte.

Süstemaatiline põhimõteeeldab, et infosüsteemi projekteerimisel lähtutakse juhtimisobjekti ja juhtimissüsteemi kui terviku süsteemi eelanalüüsist. Süsteemianalüüs hõlmab süsteemi eesmärkide kindlaksmääramist ja objekti toimimise formaliseeritud mudeli koostamist.

Keerukuse põhimõtehõlmab kõigi tootmises ja juhtimises tehtavate tööde, sealhulgas automatiseerimistööde omavahelist sidumist. Automatiseerimise efektiivsus saavutatakse ainult kogu tegevuste ringi ühtse planeerimisega, mille eesmärk on tootmist intensiivistada, kasutades ühtset metoodilist alust. Lisaks, nagu praktika on näidanud, on tõhusamad süsteemid, mis automatiseerivad mitte ainult funktsiooni või ülesannet, vaid ka nende omavahel seotud kompleksi. Komplekssuse põhimõte väljendus tõeliselt üleminekus kohalike süsteemide loomiselt integreeritud automatiseeritud süsteemide loomisele.

Üks olulisemaid sätteid iga automatiseeritud süsteemi arendamiseks on automatiseerimise tõhususe põhimõte. Süsteemide tõhusus on eelkõige seotud automatiseeritud funktsioonide, tehnoloogiate ja ülesannete valiku õige valikuga. Sageli on süsteeme, mille tõhusus on kas ebapiisav või negatiivne.

Majandusliku efektiivsuse näitajaid kasutatakse enamiku süsteemide tõhususe hindamise kriteeriumina. Tõhususe kriteeriumid võivad hõlmata ka järgmist: teenindusaja lühendamine, kasutajate teadlikkuse suurendamine ja mitmed muud näitajad.

Uute ülesannete põhimõteeeldab, et arendatav süsteem ei paku lahendusi ainult traditsioonilistele probleemidele, vaid võimaldab kasutada ka uusi tehnoloogiaid, mis tähendab, et juhtimisotsuste infotoes tekivad uued võimalused. Ainult lokaalsete raamatupidamis- ja aruandlusülesannete täitmine automatiseeritud süsteemi raames osutub ebaefektiivseks.

Teine projekteerimispõhimõtete rühm sisaldab tehnilisi põhimõtteid, mille järgimine on hädavajalik:

)arvutitehnoloogia ja tarkvara integreeritud kasutamine;

)süsteemi ühtse infobaasi loomine;

)vahetu suhtluse korraldamine kasutaja ja süsteemi vahel.

Riist- ja tarkvara kasutamise terviklikkus muutub arvutitehnoloogia rakendusala laienedes üha olulisemaks.

Kuna integreeritud infosüsteemi loomine on väga keeruline ja töömahukas protsess, eeldab vastavate tööde teostamine kõigi arendusspetsialistide tegevuse koordineerimist, mis saavutatakse juhtiva infotugispetsialisti määramisega. Sellised ametikohad on juba mitmes ettevõttes kasutusele võetud. Infotoe spetsialisti peamised funktsioonid on:

.integreeritud andmebaasi projekteerimise, hooldamise ja arendamise tööde korraldamine; organisatsioonisisese infovajaduse uurimine; kogemuste üldistamine tõhusate infotugisüsteemide loomisel;

.klassifikaatorite ja kodifitseerijate täiustamine ja rakendamine;

.heterogeensete andmebaaside integreerimise ja hajutatud andmebaasihaldussüsteemide täiustamise süsteemide loomisele suunatud töö korraldamine;

.infotugisüsteemide usaldusväärse toimimise tagamine.

Infotoe peaspetsialist (IS) juhib infotugiteenistuse tööd, mis teostab vastavalt plaanile juhtimisinfosüsteemi väljatöötamist, juurutamist ja toimimist. Sise- ja välisteabega töötamiseks on soovitatav teenuse sees eraldada rühmad. Nende rühmade töö koordineerimine, aga ka infotugiteenuse koostoime tagamine organisatsiooni teiste teenustega on peaspetsialisti üks olulisemaid ülesandeid.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) kavandamisel on kaks lähenemisviisi:

)deduktiivne (üldisest probleemist konkreetsete juhtimisprobleemideni);

)induktiivne (konkreetsetest funktsioonidest üldise juhtimisülesandeni).

Kogemus näitab, et kõige lootustandvam näib olevat nende kahe lähenemise kombinatsioon ja nende allutamine ühele eesmärgile. Teabetoetuse kavandamise üldise skeemi saab esitada järgmises järjestuses:

Otsuste tegemise süsteemi analüüs. Protsess algab igat tüüpi otsuste tuvastamisega, mille tegemiseks on vaja teavet. Arvestada tuleb iga taseme ja funktsionaalse piirkonna vajadustega.

Teabepäringute analüüs, st. iga otsuse tegemiseks on vaja kindlaks määrata, millist tüüpi teavet on vaja.

Otsuste liitmine. Kui iga otsus eeldaks spetsiaalset infosüsteemi, oleks juhtimissüsteem lootusetult keeruline. Otsused, mis nõuavad sama teavet, tuleb koondada ühte juhtimisprobleemi. Teisisõnu, MIS peab olema koordineeritud ja integreeritud organisatsiooni struktuuriga.

Infotöötluse disain. Praeguses etapis töötatakse välja tõeline süsteem teabe kogumiseks, edastamiseks, salvestamiseks ja muutmiseks.

Viimane etapp on süsteemi loomine ja rakendamine, mille eesmärk on hinnata karistussüsteemi poolt väljastatud teavet ja tuvastada vigu. Lisaks tuleb eeldada, et projekteeritud süsteemil on palju puudusi ning seetõttu on vaja luua protseduurid nende tuvastamiseks ja süsteemi kohandamiseks. Seega peab süsteem olema kavandatud paindlikuks.

Levinud ja tõhus uurimismeetod karistussüsteemi kujundamisel on iga juhi poolt igal lülil, igal tasandil tehtud otsuste analüüs. Tehtud otsuste analüüs võimaldab esitleda kogu juhtimise subjekti ette kerkivate ülesannete kompleksi, tuvastada ülesanded, mille lahendamine on antud tasemel või juhil kohustuslik ning pakkuda neile infotuge, põhjendada tõhusaid meetodeid. nende lahendamise eest. Meetodite väljatöötamisel tuleks keskenduda teadussaavutuste, sealhulgas matemaatiliste mudelite maksimaalsele kasutamisele.

UIS-id ei teki kohe. Sellise integreeritud automatiseeritud süsteemi juurutamiseks vajab ettevõte 3–5 aastat. Järelikult on juhtimissüsteemi väljatöötamisel alati ka pikaajalise planeerimise element. Antud lõputöö on rakendatav ka traditsioonilisel kujul infotoe korraldamisel.

Automatiseeritud juhtimissüsteemide projekteerimise ja arendamise kogemus 1970-1980. kajastub GOST-ides, mis esitavad peamised soovitused ja nõuded, mis on ajaproovile vastu pidanud.

Vastavalt standardile GOST 20914-75 saab eristada järgmisi automatiseeritud juhtimissüsteemi projekteerimise etappe:

.projektieelne etapp;

.projekteerimise etapp;

Rakendamine.

Projektieelne etapp hõlmab projektieelset ekspertiisi ja automatiseeritud juhtimissüsteemi tehniliste kirjelduste väljatöötamist. Selle etapi olulisemad tulemused on infosüsteemi eesmärkide ja eesmärkide kirjeldus; selle loomise üldnõuete väljatöötamine; küsitlusprogrammi väljatöötamine, mille raames uuritakse ja selgitatakse: juhtimisinfo mudel; organisatsiooni struktuur ja funktsioonid, automatiseeritavate ülesannete loetelu; tehniliste vahendite ligikaudne koosseis; infotugisüsteemi tehnilised ja majanduslikud omadused.

Projekteerimise etapp on seotud tehniliste ja detailsete projektide väljatöötamisega. Tehniliste kirjelduste väljatöötamine hõlmab olemasoleva objekti (organisatsiooni või allüksuse) ja selle juhtimissüsteemide või lähedalasuva objekti (uue rajatise analoog) uuringu läbiviimist. Infotoe probleemide lahendamiseks analüüsitakse infovooge, klassifitseerimis- ja kodeerimissüsteeme, dokumentatsioonivorme ning uuritakse ka DBMS-e, olemasolevate andmebaaside struktuure ja nende integreerimise meetodeid. Selle töö tulemused sisalduvad esialgsetes tehnoloogilistes nõuetes ja koostatakse vastavalt GOST-idele 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, võttes arvesse GOST 24.202-80 ja 24.205-80.

Tehnilise projekti väljatöötamisel on vaja üksikasjalikult peatuda kogu kasutatud teabe analüüsil selle täielikkuse, järjepidevuse, liiasuse puudumise ja dubleerimise osas, samuti väljunddokumentide vormide väljatöötamisel. Sellise uuringu tulemused on dokumenteeritud dokumendis “Teabetoe kirjeldus”, mis täpsustab teabeorganisatsiooni korralduse nõudeid. Tehnoloogilise iseloomuga dokumentatsioon peab vastama GOST 24.101-80 nõuetele, võttes arvesse GOST 24.205-80. Vastavalt metoodilistele materjalidele on antud etapi tööd lubatud vormistada tehnoloogilise projekti eraldi lõiguna, mille väljatöötamise saab lõpetada projekti ja kalkulatsiooni esitamise tähtajast erineva aja jooksul. dokumentatsioon, kuid mitte hiljem kui "Kasutuselevõtu" etapi alguses.

Detailprojekteerimise etapis on üheks peamiseks etapiks IS-i infotoe töödokumentatsiooni väljatöötamine, mille eesmärk on luua vajalik tarkvara, valmistada ette arvutikandjal viite- ja tootmisinfo esmaseks laadimiseks. teabebaasi, samuti väljastada vajalikku töödokumentatsiooni, sealhulgas kasutusjuhendit ja kasutusjuhendit. Samal etapil on soovitav välja töötada ja kinnitada andmebaasi administraatori määrused. Dokumentatsioon peaks sisaldama: infosüsteemi tehnilist projekti; teabebaasi korralduse kirjeldus; klassifikatsiooni- ja kodeerimissüsteemide kirjeldus; lähteandmete loetelu; väljunddokumentide loetelu; kohalike andmebaaside kirjeldus; väljunddokumentide vormid.

UIS-i juurutamise etapp hõlmab põhiliste juurutustegevuste läbiviimist; personali valik ja koolitamine; ruumide ja tehniliste vahendite ettevalmistamine. Selles etapis viiakse läbi ka süsteemi proovitöö, lahendades konkreetseid probleeme ja analüüsides testitulemusi.

Igat tüüpi automatiseeritud süsteemide loomise tööde teostamist reguleerib GOST 24.601-86 “Automatiseeritud süsteemid. Loomise etapid." Üldnõuded ja tööde kogum kõigil etappidel ja etappidel on määratud GOST 24.602-86 "Töö koostis ja sisu loomisetappide kaupa".

.2 Infosüsteemid, nende omadused ja omadused

Infosüsteem on süsteem, milles toimuvad infoprotsessid, mis moodustavad informatsiooni kogu elutsükli: genereerimine, teisendamine, edastamine, vastuvõtmine, salvestamine, töötlemine (kasutamine), hävitamine.

Infosüsteemide väljakutse- organisatsiooni sisulise tegevuse teabetoetus.

Infosüsteemide omaduste ja omaduste osas tasub ennekõike mainida suurust ja keerukust.

Mis tahes laadi kaasaegsed süsteemid kipuvad olema suured ja keerulised süsteemid.

Keeruline süsteemsuuremõõtmeline on süsteem, mis koosneb suurest hulgast omavahel seotud ja vastastikku toimivatest elementidest ning on võimeline täitma keerulisi funktsioone.

Juhuslike tegurite mõju. Iseloomulikuks ja väga oluliseks tunnuseks on infosüsteemide vastuvõtlikkus juhuslike tegurite mõjule, mitte ainult näiteks töötajate või kasutajate tehniliste seadmete tõrked, rikked või vead, vaid ka inimeste pahatahtlikud tegevused, ei ole mitte ainult juhuslikud, vaid ka üldiselt ettearvamatud või parimal juhul raskesti ennustatavad.

Osalemine inimeste infoprotsessides. Omapära on see, et infosüsteemide lõppkasutaja on alati organisatsiooni töötajad. Organisatsiooni personalil on omad huvid ja eesmärgid, millega tuleb info andmisel arvestada (vaba tahte olemasolu).

Unikaalsus.Infosüsteemi iga olek on ainulaadne ja nõuab infotuge, et võtta arvesse selle kõiki iseärasusi ja seega ka erinevate mõjude individuaalset rakendamist.

Dünaamilisus.Infosüsteemid muudavad aja jooksul oma struktuuri ja elementide olekut.

Levitaminetähendab süsteemi üksikute komponentide ruumilist paigutust.

Infosüsteemi seisund on süsteemselt omavahel seotud organisatsiooniliste, tehniliste, protseduuriliste, informatsiooniliste ja õiguslike struktuuriotsuste kogum.

Anname kasutusele võetud mõistete definitsioonid. Tehniliste vahendite ja süsteemide kompleksi, samuti tehnilise personali ja teabeprotseduuride rakendamisega otseselt seotud personali koosseisu, koguse, arhitektuuri (vastastikuse seotuse) fikseeritud korraldust võib määratleda kui tehnilise ja organisatsioonilise struktuuri seisundit. infosüsteemi või organisatsioonilise ja tehnilise struktuurse lahendusena.

Teabeprotseduuride koosseisu ja järjestuse fikseeritud korraldust saab defineerida kui infosüsteemi menetlusstruktuuri seisukorda või menetlusstruktuurilist lahendust.

Infotehnoloogia õigusraamistiku all mõistame infotuge reguleerivate regulatiivsete dokumentide koostist infosüsteemi toimimise seisukohalt. Need võivad olla: üldsätted, töötajate funktsionaalsed kohustused, juhendid ja juhendid tehnikate, protseduuride läbiviimise ja tehniliste seadmetega töötamise meetodite ja meetodite kohta jne.

2.3 Infohaldussüsteem, selle eesmärgid ja eesmärgid

Juhtimisinfosüsteem on defineeritud kui formaalne süsteem juhtkonnale otsuste tegemiseks vajaliku teabe andmiseks.

IMS peab andma teavet mineviku, oleviku ja oodatava tuleviku kohta. See peab jälgima kõiki asjakohaseid sündmusi organisatsiooni sees ja väljaspool. MIS-i üldeesmärk on hõlbustada planeerimise, kontrolli, tootmistegevuse ja juhtimisprotsessi kui terviku tõhusat teostamist. Selle kõige olulisem ülesanne on anda õiget teavet õigetele inimestele õigel ajal.

Tuleb märkida, et MIS ei ole ainus terviklik integreeritud süsteem, mis rahuldab kõik administratsiooni teabevajadused. Kuna võib tekkida soov sellist süsteemi hankida, siis on vaja seda aspekti sätestada, et suure keerukuse tõttu on selle loomise tõenäosus väike. Ei saa mööda vaadata asjaolust, et IMS hõlmab alati arvutite kasutamist. Tõepoolest, hiljutised edusammud andmetöötlustehnoloogias on andnud tohutu panuse infohaldussüsteemide loomisesse. Teatud tüüpi infosüsteemid oleksid võimatud ilma arvutite pakutava andmetöötluse kiiruse ja täpsuseta.

Arvutirevolutsioon on toonud kaasa olulisi muutusi organisatsioonide infotöötluses. Üks juhtimispraktika valdkonna uuring näitas, et elektrooniline andmetöötlus ja juhtimisinfosüsteemid on juhtimises kaks kõige enam kasutatavat tööriista. Arvutite laialdane kasutamine organisatsioonides võimaldab kõikide tasandite juhtidel kasutada oma tegevuses suuri teabehulki.

Tänu arvutitehnoloogiale saavad üksikud juhid nüüd teha otsuseid oma ettevõttes genereeritud teabe põhjal. Ettevõttesisesed andmebaasid võimaldavad juhil saada teavet oma äri, turgude, konkurentsi, hindade ja prognooside kohta vaid mõne tunniga.

Arvutid võivad anda juhtidele teavet, mida nad vajavad mis tahes tüüpi juhtimiseks, aidates neil võrrelda kavandatud ja tegelikke tulemusi, avastada varakult lahknevusi ja teha muudatusi probleemide lahendamiseks. Kuid nagu kõik haldustööriistad, töötavad arvutipõhised infosüsteemid kavandatud viisil ja ei saa olla paremad. Seetõttu on minu arvates vaja kaaluda infosüsteemide disaini ja võimalusi nende tõhususe parandamiseks.

Pole liialdus väita, et IMS-i eesmärk ei ole ainult teabe väljastamine ja töötlemine. Infohaldussüsteem peab olema kasutajakeskne, st selle poolt töödeldav teave peab teenima nende juhtide vajadusi, kes seda saavad.

Infosüsteemi projekteerimisel tuleb silmas pidada, et juhtide infovajadused on erinevad ning sõltuvad nende tasemest hierarhias ja funktsionaalsetest kohustustest.

Juhtimisinfosüsteemid ja juhtimistegevused

Uurides juhtide infovajaduste erinevusi, saame juhtimistegevuse liigid jämedalt jagada kolme kategooriasse.

1.Strateegiline planeerimine on protsess, mille käigus tehakse otsuseid organisatsiooni eesmärkide, nende eesmärkide muudatuste, ressursside kasutamise kohta nende eesmärkide saavutamiseks ning nende ressursside hankimise, kasutamise ja jaotamise strateegiate kohta.

2.Juhtimiskontroll on protsess, mille käigus juhid tagavad, et ressursse saadakse ja kasutatakse tõhusalt organisatsiooni üldiste eesmärkide saavutamiseks.

.Tegevuskontroll on protsess, mis tagab konkreetsete ülesannete tõhusa ja pädeva täitmise.

Need tegevuskategooriad vastavad ligikaudu tipp-, kesk- ja madalama juhtkonna kohustustele. MIS peaks andma teavet, mis vastab iga kategooria erinevatele nõuetele.

Näiteks tippjuhtide strateegilise planeerimise tegevused hõlmavad eelkõige organisatsiooni ja keskkonna tulevase koostoime küsimusi. Seega nõuavad tippjuhid teavet välistest allikatest. See teave ei pea olema väga üksikasjalik ja peaks olema piisavalt lai, et suundumused oleksid selged. Samuti ei nõua see väga suurt täpsust.

Juhtkonna kontrollimiseks vajalik teave on vajalik nii tipp- kui ka keskastmejuhtidele. Loomulikult peab see pärinema nii sisemistest kui ka välistest allikatest. Näiteks vajavad tippjuhid teavet oma ettevõtte peamiste divisjonide ja konkureerivate organisatsioonide tegevuse kohta. Otsejuht nõuab teavet tootlikkuse, kulude, käibe ja võimalike muutuste kohta kliendi nõudmistes või tehnoloogias. See teave peab olema üksikasjalikum, kitsama ulatusega ja täpsem kui strateegiliseks planeerimiseks vajalik. Samuti tuleks seda esitada lühemate ajavahemike järel, kuna otsuste tegemise aeg on lühem.

Igapäevaste tegevustega seotud operatiivjuhtimise eesmärgil kasutatav teave peab olema väga täpne, fokusseeritud ja ajakohane. See peab pärinema peaaegu eranditult sisemistest allikatest. Näiteks otse tootmiskohas olev juht peab täpselt teadma, mitu tundi päevas iga töötaja töötab, milline on päeva- või nädalatoodang, samuti kui palju materjali kulub ja raisku läheb.

Lisaks vajavad juhid spetsiifilist teavet, mis on seotud nende konkreetse erialaga. Seega vajab müügijuht infot kaubandustehingute, tarbija maitse, uute toodete konkurentsivõime jms kohta. Üksikasjalik teave uue toote tehniliste näitajate kohta, mis on tehnilise osakonna juhataja jaoks põhimõtteliselt oluline, ei ole müügiotsuste tegemisel hädavajalik. Tõepoolest, kui IMS annab müügijuhile regulaarselt sellist teavet, segab see ainult tema tööd ja võtab aega.

.4 Juhtimisinfo allikad

Siseallikad on otse organisatsiooni sees loodud dokumendid. See hõlmab organisatsiooni- ja haldussüsteeme, spetsiaalseid dokumentatsioonisüsteeme (personali-, finants-, planeerimis- jne), aga ka muid ettevõtte materjale. Huvitavamatest dokumentidest tõstame esile aruanded: igapäevased (kaoanalüüs, tööjõu efektiivsuse statistika, ajakao analüüs, saadud tellimused); iganädalane (ületundide analüüs, tööde teostamine, projektikontroll); igakuine (osakonna tegevuse aruanne, personalimuudatuste analüüs, üldkulude analüüs, müügianalüüs, laovarude kulutamise aruanne, müügimuutuste analüüs, kasumiaruanne, bilanss, raamatupidamisaruannete analüüs, raha kassas, viiviskontod) ; kvartaalne, poolaasta ja aasta (kasumiaruanne, bilanss, vahendite allikad ja kasutamine, osakondade töö aruanded). Sõltuvalt organisatsiooni konkreetsetest töötingimustest võib aruandlusdokumentatsioonil olla oma teabe esitamise sagedus ja vorm. Lisaks saab genereerida automatiseerimisülesannetele vastavaid aruandlustüüpe. Lisaks tavaaruannetele koostatakse ka pikaajalised järelaruanded üksikute tegurite ja olukordade kohta.

Siseallikad võib omakorda jagada primaarseteks ja sekundaarseteks. Esmased allikad hõlmavad neid, mis salvestavad konkreetseid operatiivandmeid organisatsiooni tegevuse tulemuste kohta - need on raamatupidamisdokumendid, tegevusdokumendid jne. Esmased allikad on kõige usaldusväärsemad.

Sekundaarsed dokumendid on üldistava, kokkuvõtliku ja aruandva iseloomuga tekstid, s.o. kokkuvõtted, aruanded, aruanded, analüütilised märkmed, prognoosid jne. Need allikad sisaldavad tavaliselt koondandmeid, teatud järeldusi ja soovitusi. Teisesed allikad on vähem usaldusväärsed, kuna need sisaldavad rohkem moonutusi. Teabe moonutamist võivad mõjutada mitte ainult vead arvutustes ja järeldustes, vaid ka tahtliku moonutamise suur tõenäosus, et varjata teatud ametlikke väljajätmisi, mistõttu seda tüüpi allikates sisalduv teave nõuab topeltkontrolli.

.5 Infovoogude korraldamine

Paljude haldusprobleemide seadmiseks ja lahendamiseks kasutatakse mitmes massiivis esitatud teavet. Keskseks lüliks teabevoogude korraldamisel on selle liikumisteede ning allikate ja tarbijate vahelise ringluse sageduse kindlaksmääramine.

Seega rakendatakse teaberessursside tarbimise protsessi teabevoogude kujul. Infosüsteemi loomisel on vaja infovoogusid ratsionaalselt korraldada, samuti suurendada nende intensiivsust. Nende probleemide lahendamiseks IS-i projekteerimisel on soovitatav läbi viia infovoogude analüüs, mis võimaldab uurida olemasolevat infotoe korraldamise süsteemi ning loob aluse infovoogude edasiseks täiustamiseks ja optimeerimiseks. Infovoogude analüüs viiakse läbi kahes etapis:

) läbivaatus;

) kõnealuse organisatsiooni infomudeli koostamine ja analüüs.

Juhtimissüsteemi kujundamisel lähtutakse selle infosüsteemi loomisel olevale ainevaldkonnale iseloomulike teabevoogude ja dokumendivoo uuringute tulemustest. Praegu puuduvad GOST-id ega regulatiivsed materjalid, mis reguleeriksid infovoogude uuringut ja analüüsi IS-i kavandamisel. Kuid need küsimused kajastuvad automatiseeritud juhtimissüsteemide regulatiivsetes materjalides (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 jne), mida saab kasutada vaadeldavatel juhtudel töö korraldamiseks.

Infovoogude analüüsimisel tuleb arvestada info liikumisega järgmistes suundades:

Vertikaalselt, st. hierarhiliste tasandite järgi. Vertikaalsete voogude analüüs mööda tõusvaid ja kahanevaid jooni võimaldab tuvastada järjepidevust, tihendamist, keskmistamist ja teabeväljundit. Info järjepidevuse analüüs tõstab esile läbivad indikaatorid, mis läbivad kõiki juhtimistasandeid ning tõstavad esile need, mis on iseloomulikud samale nähtusele erinevatel tasanditel, s.o. saab võimalikuks teabe ühtlustamine. Selle analüüsi järeldused on aluseks teabetoe määramisel erinevatel hierarhilistel tasanditel.

Teabe tihendamise astme analüüs iseloomustab ebaoluliste näitajate kõrvaldamise ja konkreetsete üldisteks liitmise õigsust. Selle põhjuseks on üldised teabe edastamise mustrid kõrgemale tasemele;

Teabe horisontaalne liikumine. Sellise analüüsi põhirõhk on arendus- ja otsustusskeemi ning infovoo võrdlemisel, kuna selle suunamise määravad ära otsustusprotsessid. Kõige vastuvõetavam meetod teabemarsruutide analüüsimiseks on võrguanalüüs, kus sündmused on konkreetsete otsuste tegemine ja teed on teabe liikumine.

Analüüsi käigus leitakse kõige lühemad teed, mis annavad kõik vajalikud lahendused (selguse huvides on soovitatav koostada diagramm). Graafiline analüüs annab üsna täieliku pildi infovoogude ratsionaalsusest. Sel juhul on vaja arvestada liikumise otsekohesust, rütmi, infovoogude spetsialiseerumist, tihedust (intensiivsust), voolu liikumise paralleelsust.

Infovoogude struktuur selgub organisatsiooni struktuuri, dokumendivoo struktuuri ja dokumenteerimata info liikumise analüüsimisel.

.6 Infosüsteemide arendamise võtmeküsimused

Peamised küsimused, millega süsteemiarendaja silmitsi seisavad, kui ta hakkab mõtlema põhilisele infomassiivile, on järgmised: mitu andmetasandit peaks olema; Kas infosüsteem on võimeline ühtse põhiandmestiku abil teenindama ettevõtte kõiki juhtimistasandeid nende erinevate infovajadustega?

Näiteks kommertspanga UIS-is peab telleril olema juurdepääs iga konto kohta üksikasjalikule teabele, s.t. jooksvale saldole, tšekisummadele jne. Selline teave ei paku aga operatiivjuhtimise tasandil huvi. Selle taseme juhid on huvitatud kontorühmade kumulatiivsest teabest. Ja poliitika kujundamise tasandil vajavad tippjuhid veelgi laiemat teavet laenude, sissetulekute ja hoiuste kasvu prognooside kohta. Seega on IS-i kujundaja põhiülesanne püüda põhiline andmekogum integreerida nii, et seda saaksid kasutada kõik ettevõtte ja selle allüksuste juhtimistasandid.

Infomassiivi korrastamiseks on vaja läbi mõelda sobiv klassifikaator. Massiivis sisalduv teave klassifitseeritakse järgmiste kriteeriumide alusel:

) liikumissuund;

) saamise viis;

) vastuvõtu sagedus;

) rakendamise olemus juhtimisprotsessis.

Vastavalt liikumissuunale jaguneb teave järgmisteks osadeks:

)sissetulev;

)vahepealne (sisemine);

)väljaminev.

Vastuvõtmise sageduse alusel jaguneb see järgmisteks osadeks:

)pidevalt saabuvad;

) iga päev;

) iganädalane;

)igakuine jne.

Iga teabetüübi jaoks määratakse kindlaks määratud perioodid.

Sõltuvalt juhtimisprotsessis osalemise olemusest jaguneb teave järgmisteks osadeks:

)normatiivne;

)teave;

)planeeritud;

)analüütiline (operatiivne);

) aruandlus.

3. Automatiseeritud infosüsteemid

.1 AISi üldised omadused

AIS on teabe, majanduslike ja matemaatiliste meetodite ja mudelite, tehniliste, tarkvaraliste, tehnoloogiliste tööriistade ja spetsialistide kogum, mis on mõeldud teabe töötlemiseks ja juhtimisotsuste tegemiseks.

AIS on omavahel seotud andmete, seadmete, tarkvara, personali, standardite, protseduuride kogum, mis on mõeldud teabe kogumiseks, töötlemiseks, levitamiseks, säilitamiseks ja väljastamiseks vastavalt organisatsiooni eesmärkidest tulenevatele nõuetele.

Funktsionaalsed ja toetavad allsüsteemid

Automatiseeritud infosüsteemil on funktsionaalsed ja toetavad alamsüsteemid.

Funktsionaalne allsüsteem tagab ülesannete täitmise ja infosüsteemi eesmärgi. Tavaliselt on infosüsteemis funktsionaalne osa jagatud alamsüsteemideks vastavalt funktsionaalsetele omadustele:

.ainetegevuse tase, näiteks juhtimine (kõrgem, keskmine, madalam);

.hallatava ressursi tüüp (materjal, tööjõud, rahaline jne);

.rakendusala (pangandus, aktsiaturg jne);

.juhtimisfunktsioonid ja juhtimisperiood.

Toetav alamsüsteem hõlmab „teabe-, tehnilist, matemaatilist, tarkvaralist, metoodilist, organisatsioonilist ja keelelist tuge.

3.2 Koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise eesmärgid, eesmärgid ja tasemed

Kõigi organisatsioonide koolieelsete õppeasutuste automatiseerimise eesmärgid, olenemata nende organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, on üsna sarnased ja on järgmised:

.organisatsiooni juhtimise kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmine kontoritöö parandamise kaudu;

.organisatsiooni kõigi struktuuriüksuste, sealhulgas geograafiliselt kaugemate osakondade ühendamine ühtseks kontoritöötsükliks;

.operatiivse ja samal ajal diferentseeritud juurdepääsu tagamine organisatsiooni teabe (dokumentatsiooni) ressurssidele;

.tööjõu- ja ajakulude ning üldkulude vähendamine ning sellest tulenevalt majandusliku efekti saamine;

.pannes aluse järkjärguliseks üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele ettevõttes, töötades tuleviku nimel.

Seatud eesmärkide saavutamine on võimalik organisatsiooni koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise probleemide lahendamisega, mida saab tinglikult süstematiseerida järgmistes valdkondades:

) Dokumentide koostamine ja vormistamine.

Selle valdkonna automatiseerimine võimaldab tõsta organisatsioonis loodud dokumentide koostamise kvaliteeti ja efektiivsust ning ühtlustada dokumentide vormi.

2) Dokumendivoo korraldamine ja dokumentide vormistamine. Selle ala automatiseerimine võimaldab teil kõrvaldada dubleeritud töö dokumendi kohta teabe sisestamisel sellega töötamise erinevates etappides (lihtsustage registreerimisprotsessi), luues organisatsiooni dokumentaalse baasi, vähendada dokumentide kadumise tõenäosust, tõhustada organisatsiooni dokumendivoogu. (lihtsustada dokumentide läbimise marsruute), tõsta dokumentidega teostajate töö efektiivsust ja kvaliteeti, vähendada dokumentide vormistamise ja menetlemise aega, teavitada töötajaid operatiivselt saadud ja loodud dokumentidest.

3) Dokumentide täitmise kontrolli korraldamine.

Dokumentide täitmise kontrolli automatiseerimine võimaldab teil kiiresti saada teavet mis tahes dokumendi täitmise oleku ja asukoha kohta, jälgida dokumentide läbimise etappe organisatsiooni allüksustes alates nende vastuvõtmisest (loomisest) kuni töö lõpetamiseni. nendega.

) Dokumentide hoidmise korraldus, dokumentide otsingusüsteem. Automatiseerimine võimaldab tagada elektroonilisel kujul koostatud dokumentide tekstide, nende graafiliste kujutiste ja materjalide tsentraliseeritud säilitamise, korraldada operatiivseid otsinguid, siduda loogiliselt ühe numbriga seotud dokumente ning teha materjalidest kogumikke temaatiliselt või muul alusel.

Rääkides vajadusest määrata kindlaks koolieelsete haridusasutuste automatiseerimise tase iga konkreetse organisatsiooni suhtes, peaksite otsustama, mida koolieelsete haridusasutuste automatiseerimise protsess peaks hõlmama:

kogu organisatsioon, sealhulgas selle geograafiliselt kauged allüksused;

kogu organisatsiooni peakontor;

mitmed organisatsiooni dokumendivooga aktiivselt kaasatud struktuurid (näiteks personaliteenistus + koolieelse lasteasutuse teenus + raamatupidamine jne);

koolieelse õppeasutuse korraldamise eest vastutavad struktuurid (administratsioon, koolieelse õppeasutuse talitus, sekretariaat, kantselei jne);

eristruktuurid (raamatupidamine, inimressursid jne)

Järeldus

Selles kursusetöös uurisime automatiseeritud infosüsteemide laia valikut funktsioone. Kõigest eelnevast võime järeldada, et automatiseerimine muudab oluliselt infotöötlustehnoloogiaid. Arvutistamise tingimustes koosneb kogu teabevoo protsess paljudest omavahel seotud käsitsi ja automatiseeritud toimingutest, millest igaüks tehakse ühes töökohas. Infotöötluse tehnoloogilise protsessi põhitoimingud: algandmete kogumine ja registreerimine, süsteemi sisestamine, andmete usaldusväärsuse jälgimine, andmebaasi loomine ja pidamine, otsimine ja töötlemine etteantud algoritmi järgi, andmete genereerimine ja väljastamine. lõpptulemused, töötlustulemuste edastamine lõppkasutajale.

Kahjuks ei jätku inimressurssi kõigi eelnimetatud toimingute täpseks, kiireks, efektiivseks ja õigeaegseks teostamiseks, mis võib viia büroojuhtimise valdkonnas stagnatsioonini nii ühe organisatsiooni sees kui ka rahvusvahelises mastaabis.

Veelgi enam, maailmaturgude ja rahvusvaheliste organisatsioonide kokkuvarisemine muutuks takistuseks maailma arengule.

Automatiseeritud süsteemid teevad inimtööd, kuid tasub öelda, et ükski automatiseeritud infosüsteem ei tööta ilma Inimese juhendava käeta.

Bibliograafia

1.Süsteemiteooria ja süsteemianalüüs – V.N. Volkova, A.A. Denisov, kirjastus Urayt, 2013.

2.GOST 24.601-86

.SCRIBD (elektrooniline ressurss) – #"justify">. InfoManagement (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Directum (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Infotugi juhtimiseks – Õpik. Mazur L.M.

.Lawmix (elektrooniline ressurss) - #"justify">. Lenservice (elektrooniline ressurss). - http //www.lenservice.ru/.

.Arvutiteadus. Põhikursus - Simonovich S.V. ja teised – Peterburi: Peeter, 2005

."Ettevõtte automatiseerimine. Millest alustada?”, Ilja Kolomin, ajakiri Mööblivabrik, nr 1-4”, 2006.

.Gagarina L.G., Kiselev D.V., Fedotova E.L. Automatiseeritud infosüsteemide arendamine ja käitamine: õpik.-M.: Kirjastus "Foorum": INFRA-M, 2007.

.Golitsyna O.L., Maksimov N.V., Popov I.I. Andmebaasid: õpik. Kasu. - M.: "Foorum": INFRA-M, 2007.

AUTOMATISEERITUD DOKUMENTATSIOONI SÜSTEEMID HALDUSEKS

Automatiseeritud koolieelsete haridussüsteemide eesmärk, struktuur ja funktsioonid.

Automaatsed koolieelsed haridussüsteemid on tarkvarasüsteemid, mille eesmärk on automatiseerida juhtimisprotsesse.

Infotehnoloogia keskseks lüliks tänapäeva tingimustes on arvuti ja sellega seotud tehniliste vahendite komplekt. Infotehnoloogia juurutamine saavutatakse juhtimissüsteemi ning organisatsioonilise ja metoodilise toe abil. Üksikute tehnoloogiate ja tehniliste seadmete kasutamisel dokumendihalduses tuleks tähelepanu pöörata nende kasutamise konkreetsetele tagajärgedele.

Kõigi organisatsioonide koolieelsete õppeasutuste automatiseerimise eesmärgid, olenemata nende organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, on üsna sarnased ja on meie hinnangul järgmised:

Juhtimise kvaliteedi ja efektiivsuse tõstmine ning selle tulemusena ettevõtte konkurentsivõime tagamine turul;

Organisatsiooni kõigi struktuuriüksuste, sealhulgas geograafiliselt kaugemate osakondade integreerimine ühtsesse kontoritöötsüklisse;

Operatiivse ja samal ajal diferentseeritud juurdepääsu tagamine organisatsiooni teabe (dokumentatsiooni) ressurssidele;

Tööjõu- ja ajakulude ning üldkulude vähendamine ning selle tulemusena majandusliku efekti saavutamine;

Vundamendi loomine järkjärguliseks üleminekuks elektroonilisele dokumendihaldusele ettevõttes, töö tuleviku nimel.

Seatud eesmärkide saavutamine on võimalik organisatsiooni koolieelsete lasteasutuste automatiseerimise probleemide lahendamisega, mida saab tinglikult süstematiseerida järgmistes valdkondades:

Dokumentide koostamine ja vormistamine

Dokumendi liikumise ja dokumentide vormistamise korraldamine

Dokumentide täitmise kontrolli korraldamine

Dokumentide hoidmise korraldus, otsingusüsteem.

"ÄRI" süsteem väljatöötatud ettevõtte Electronic Office Systems (EOS) poolt – terviklik tööstuslik lahendus, mis tagab kontoritöö protsessi automatiseerimise, aga ka organisatsiooni täiselektroonilise dokumendivoo säilitamise. Süsteemi kasutatakse tõhusalt nii väikestes äriettevõtetes kui ka hajutatud valdus- või osakondlikes struktuurides.

Automatiseeritud kontoritöö ja dokumendihaldussüsteem "GRAN-DOK" on mõeldud riigi ja omavalitsuste juhtimisstruktuuridele, samuti organisatsioonidele ja ettevõtetele, mis tegutsevad vastavalt Venemaa kontoritöö nõuetele ja standarditele.

Süsteem sisaldab kolme alamsüsteemi

Organisatsiooni põhidokumendid:

kodanike kirjad;

ametlik kirjavahetus;

sissetulevad haldusdokumendid;

organisatsiooni organisatsioonilised ja haldusdokumendid;

väljaminev kiri.

Kodanike suulised pöördumised.

Organisatsioonide esindajate suulised pöördumised.

alusel elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine OPTIMA-WorkFlow võimaldab loobuda paberipõhisest ärijuhtimisest, mis optimeerib oluliselt ettevõtete ja riigiasutuste tegevust. Tänu süsteemi selgele korraldusele, dokumentide struktureerimisele ja klassifitseerimisele muutub OPTIMA-WorkFlow elektrooniline arhiiv optimaalseks lahenduseks erineva suurusega ettevõtetele.

1C: dokumendivoog- Venemaa ettevõtte “1C” tarkvaratoode, mis on mõeldud peamiselt dokumentide automatiseerimiseks. Süsteem võimaldab automatiseerida dokumentidega töötamise täistsüklit, samuti võimaldab sujuvamaks muuta töötajate omavahelist suhtlust ja jälgida tööaja kasutamist. Dokumentide arvestust rakendatakse vastavalt kontoritöö kehtivale regulatiivsele dokumentatsioonile (GOST, nõuded, juhised jne).

Documentum 4i Documentum on üks tunnustatud turuliidreid dokumendi- ja sisuhaldustööriistade vallas. Documentum 4i sisaldab tööriistu struktureeritud ja struktureerimata dokumentide haldamiseks, suurte andmemahtude vahetamiseks teiste rakendustega ettevõttes ja väljaspool. Toode on sisuliselt avatud, skaleeritav platvorm, mis integreerub teiste tööriistade ja süsteemidega.

Domino.Doc võimaldab kasutada Lotus Domino/Notesi platvormi võimalusi kontorihaldus- ja dokumendivoosüsteemide kiireks ülesehitamiseks, võttes arvesse ettevõttespetsiifilisi äriprotsesse. Seda toodet kasutades saate lahendada probleeme, nagu näiteks dokumendi elutsükli haldamine – alates loomisest kuni kinnitamise, levitamise ja arhiveerimiseni; hajutatud dokumentide redigeerimine; versioonikontroll; täisteksti otsing; teatised dokumentide muudatustest; mallide rakendamine; täismahus kasutajatuvastusvahendid; andmekaitsevahendid.

Elektrooniline arhiiv ehk elektrooniline arhiivisüsteem on ECM (enterprise content management system) klassi ettevõtte infosüsteem, mis automatiseerib arhiveerimisprotseduure.

"Saperion" Ettevõte ELAR on välja töötanud Saperioni süsteemi, mis on organisatsiooni inforessursside haldussüsteem. Selle komponente saab kasutada organisatsiooni elektroonilise arhiivi loomise probleemi lahendamiseks. Süsteemi eripäraks on võimalus suurel hulgal paberdokumente tööstuslikult muuta elektrooniliseks. Süsteemi kasutamisel võib ebamugavust tekitada "töös olevate" ja vormistatud dokumentide ühtne ühine säilitamine. Kõik organisatsiooni dokumendid, sealhulgas projektid, tehakse ettepanek kohe kausta "Arhiiv" salvestada

A&T:\Personalijuhtimine. See hõivab teatud osa Venemaa turust ja koosneb järgmistest moodulitest: palgad; personaliarvestus; ajatabel; isikustatud pensioniarvestus; süsteemi konfiguratsioon; kollektiivse ja meeskonnatöö arvestus. Teiste personalijuhtimise ülesannete lahendamiseks, näiteks personali sertifitseerimiseks ja hindamiseks, saab kasutada lisamooduleid või kolmandate tootjate spetsiaalseid tooteid.

Raamatupidamise automatiseerimise protsess hõlmas tootmisprotsessi muude etappide automatiseerimist, mis viis hiljem tarkvaratoodete integreerimise ja loomiseni, mis automatiseerivad täielikult kogu ettevõtte tsükli algusest lõpuni.

1c raamatupidamine:

Töötab Windowsi operatsioonisüsteemis;

Mõeldud väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele;

on universaalne programm;

Sellel on palju versioone, nimelt: “Eelarvelistele organisatsioonidele”, “Lihtsustatud maksusüsteem” jne.

Ettevõtte finants- ja majandusseisundi analüüsimiseks saab kasutada järgmisi programme:

"INEK - analüütik"- vanim finantsanalüüsi programm. Seda on toodetud umbes 1991. aastast, kasutajaid on mitu tuhat, pankrotibüroo soovitab jne. Finantsanalüüsi seisukohalt on see kõige võimsam süsteem, eelkõige metoodilise sisu poolest.

Finantsanalüüsi programm – FinEcAnaly z võimaldab lahendada väga erinevaid finantsprobleeme, kiirendab ja parandab ettevõtte finantsseisundi analüüsi kvaliteeti ning muudab selle kõikehõlmavaks. See on asendamatu abiline majandusteadlastele, finantsspetsialistidele, raamatupidajatele ja vahekohtujuhtidele.

Programmi abil viiakse läbi ettevõtete finantsseisundi analüüs ja majandustegevuse analüüs.

"1C:CRM PROF" on tööriist kontaktide registreerimiseks ja levitamiseks, turundustegevuste läbiviimiseks ja hindamiseks, põhiliste äriprotsesside juurutamiseks ja juhtimiseks, müügi planeerimiseks ja analüüsimiseks. See on universaalne lahendus, mida saab kasutada nii eraldiseisva programmina kui ka platvormi 1C: Enterprise 8.0 konfiguratsioonide CRM-i funktsionaalsuse laiendusena.

Õigusabi süsteem "Consultant Plus" lõi JSC “Consultant Plus” ja seda on levitatud alates 1992. aastast. Süsteem on hästi tuntud ja 2005. aasta alguse seisuga. on Venemaal ühel juhtival kohal. Ettevõtte Consultant Plus võrk ühendab enam kui 300 piirkondlikku teabekeskust, mis pakuvad ATP-d, teenindavad ja edastavad kasutajatele teavet.

Süsteem "Garant"» on abisüsteem, mis võimaldab otsida ja töötada erinevate juriidiliste dokumentidega. Süsteem sisaldab regulatiivseid dokumente, kommentaare ja täpsustusi, kohtu- ja vahekohtupraktikat ning selgitavaid sõnaraamatuid.