Приказ о создании внутреннего кадрового аудита. Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Когда необходима проверка?
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кто и как?
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Составляем план проверки.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании - это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании
В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
Подводим итоги
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, р азработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5) .
Материал размещен на сайте HRM.RU
Аудит кадровых документов своими силамиКадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда. Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Проверяем документацию кадрового подразделения
В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:
- кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
- юриста;
- бухгалтера;
- представителя администрации.
После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:
- подбор методических и правовых документов;
- проверка наличия обязательных документов и дел;
- оформление отчёта.
Подбираем методические материалы Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу).
Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018
Инфо
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности.
Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит
- Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);
- Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);
- Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);
- Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);
- Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);
- Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред.
Внимание
При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник). 4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.
5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки. 6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации.
Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная. 7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.
8.
В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований. 9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.
10.
В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных. Проверке подверглись следующие кадровые документы: - трудовые договоры с работниками; - дополнительные соглашения к трудовым договорам; - трудовые книжки работников; - личные карточки работников (форма Т-2); - приказы о приеме на работу (форма Т-1); - приказы о переводе (формы Т-5); - приказы на увольнение (форма Т-8; - иные приказы по личному составу; - локальные нормативные акты организации.
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства: 1.
Оформляем отчёт Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:
- название и дата документа;
- сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
- данные об обнаруженных недостатках (кратко);
- рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).
К отчёту прилагается копия ведомости.
Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность. В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.
- Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
- Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
- Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
- В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
- Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.
Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.
О трудовых книжках» Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» Журнал учета мероприятий по контролю ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Трудовой договор ст. 56, 57, 67 ТК РФ Трудовая книжка ст. 65, 66 ТК РФ Личная карточка п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Приказы по личному составу ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
ТК РФ);
- положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);
- положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);
- положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));
- положение о командировках;
- положение об аттестации работников.
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации.
Дмитрищук Светлана (Руководитель отдела по кадровому администрированию)
Проводится в организациях в основном с целью проверить соответствие кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам, при выявлении нарушений - определить риски, принять решение об их устранении в целях избегания материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров.
Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно - надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Возможно использовать как сплошной метод - анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод - анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.
Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:
1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
3. Личные карточки.
4. Распорядительные документы (приказы по личному составу, отпускам и пр.)
5. График отпусков.
6. Журналы регистрации приказов.
7. Личные дела.
8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
9. Локальные нормативные акты, коллективный договор, действующие в организации.
10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями
- работников по основному месту работы,
- по совместительству
Работающих:
- неполное рабочее время,
- по срочному трудовому договору,
- несовершеннолетних,
- имеющих группу инвалидности,
- женщин, имеющих детей до 3 лет,
- работающих по графику,
- привлекаемых к работе в ночное время,
- работающих на условиях совмещения должностей.
11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.
14. Информация о наличии профсоюзной организации работников, либо наличии представительного органа работников.
15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
Этапы проведения кадрового аудита.
1. Определение ответственного за кадровое делопроизводство, определение имеющихся
полномочий (должностная инструкция), ознакомление с ней работника.
2. Проверка наличия, соответствия требованиям законодательства и внутренним
регламентам организации, процедуры принятия и утверждения действующих локальных нормативных актов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (обращаем внимание на регламентацию режима работы - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), табелями и графиками работы, сроки выплаты заработной платы - в сравнении с расчетными ведомостями и платежными поручениями о выплате зарплаты, перечень должностей с ненормированным днем, разъездным характером работы).
Проверяем ознакомление с ними работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Локальный нормативный акт об оплате труда (премировании)
(обращаем внимание на указание в Положении всех имеющихся в организации систем оплаты: по окладу, по часовой ставке - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), штатным расписанием, расчетной ведомостью, а также всех видов, проводимых выплат (надбавок, доплат, премий, оплаты за работу в выходные дни, оплата ночного времени - в сравнении с табелями и графиками), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Положение о защите персональных данных (обращаем внимание на перечень лиц, допущенных к работе с персональными данными - в сравнении со штатным расписанием, наличие подписанных с ними соглашений о неразглашении, наличие шаблона согласия работников, подписанные согласия работников), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Должностные инструкции, соответствие их наименованиям должностям в штатном расписании, проверка обозначенных в них квалификационных требований фактическому образованию и опыту работы работников (по копиям документов в личном деле, сведениям в личной карточке), ознакомление под роспись работников, отметка о выдаче на руки экземпляра.
- График отпусков. (Обращаем внимание на дату утверждения) Проверка соответствия графику фактического порядка предоставления отпусков. Оформление переноса отпусков и внесения соответствующих изменений в график.
- Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.
3. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.
4. Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы - в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты - в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Проверка договоров совместителей.
Правильность оформления срочных трудовых договоров (формулировка о сроке, проверка оснований срочности)
5. Проверка оформления приказов по личному составу:
- соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
- правильность порядка заполнения, основания,
- ознакомление работников с приказами,
- приказы о приеме и переводе (соответствие условиям трудового договора, соглашения об изменении условий трудового договора, записям в трудовой книжке, личной карточке).
6. Проверка документов по установлению неполного рабочего времени (приказ, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении с табелями и расчетной ведомостью).
7. Проверка документов по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (письменные согласия работников, приказы, в сравнении с табелями и расчетной ведомостью). Обратить внимание на наличие уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время и работе в выходной день и получение от них подписи об ознакомлении - для инвалидов, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей до 3 лет. При необходимости - получения необходимого согласия первичной профсоюзной организации.
8. Проверка документов по изменению должностного оклада, установлению или изменению надбавки, выплаты премий, иных выплат (приказ, трудовой договор, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении со штатным расписанием, локальным нормативным актом об оплате труда (премировании) и расчетной ведомостью).
9. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (обратить внимание на формулировку причин увольнения в приказе, наличие необходимых уведомлений, соблюдение сроков, согласовании с профсоюзной организацией - в необходимых случаях, заполнение личных карточек, оформление выдачи трудовых книжек, в случае невыдачи - подтверждение факта отправки письма работнику в тот же день, ознакомление с приказами, в случае не ознакомления - составления соответствующей записи в приказе и акта).
10. Проверка оформления отпусков:
соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
-правильность порядка заполнения, основания,
- регистрация в соответствии с требованиями, установленными в организации,
- уведомление работника о начале отпуска,
- соответствие графику отпусков
- оформление переноса, продления отпуска (обратить внимание на отметку в
графике отпусков),
- отметки в личной карточке (период, даты, название отпуска)
11. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
12. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
13. Порядок учета рабочего времени:
- проверка заполнения табеля учета рабочего времени,
- наличие графиков работы за учетный период (в соответствии с ПВТР, условиями трудовых договоров), подписи работников, дата ознакомления не менее, чем за месяц до введения в действие.
14. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек:
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, факта ознакомление с ним работника под роспись,
- сверка количества трудовых книжек актуальному списку работников (по
основному месту работы),
- регистрация трудовых книжек и вкладышей к ним в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним (в сравнении с датами приема на работу),
- проверка трудовых книжек на их соответствие законодательно утвержденной форме, а также формы бланка книжки (вкладыша) в зависимости от даты выдачи (после даты заполнения на титульном листе январь 2004 - обязательно новый бланк),
- своевременное внесение необходимых записей (в сравнении с личными
карточками и соответствующими приказами);
- хранение трудовых книжек (должны храниться в несгораемом сейфе),
- книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обращаем
внимание на соответствие утвержденной форме, нумерацию страниц, прошивку, гриф заверения - подпись и печать, опломбирование, наличие отметок уволенных сотрудников (дата, подпись), правильное оформление изменений фамилий работников
(зачеркнуто и написано кем и на основании чего), сверка количества трудовых книжек количеству зарегистрированных трудовых книжек работающих по основному месту на дату проверки.
15. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек, внесения всех необходимых данных. Обращаем внимание на внесение информации об образовании там, где работнику необходима определенная квалификация, сведения о переводах (в сравнении с приказами и трудовыми книжками), предоставлении отпусков (в сравнении с приказами об отпусках).
16. Оформление договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
17. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, факта истребования письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка, факта ознакомления работника с приказом, наличия необходимых актов).
18. Документы по оформлению дополнительной работы (совмещение, исполнение
обязанностей отсутствующего работника, и пр.) в сравнении с расчетной ведомостью.
19. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
20. При необходимости - проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.
По результату составляется аудиторский отчет с указанием всех выявленных нарушений, с указанием реквизитов документов, содержащих соответствующие нарушения, со ссылками на нормативные правовые акты, которые были нарушены.
Отчет должен содержать оценку рисков, возникающих при указанных нарушениях законодательных норм, а также рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации.
Журнал "Справочник кадровика" №2, 2014 (полная версия)
Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации. При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований. Подводим итоги Результаты сверки рекомендуем отобразить в таблице (пример 3). Таблица наглядно покажет, какие документы и локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать. В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит
Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1. Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей Документ Ссылка на нормативный акт Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ График отпусков ст. 123 ТК РФ Штатное расписание ст. 57 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п.
40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г.
Проверяем документацию кадрового подразделения
В ходе проверки рассматривались:
- нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
- правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
Комиссией было установлено следующее:
- работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
- структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
- Епишева Р.Т. и Рязанов И.М.
Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью. Оформление итогов кадрового аудита По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.
Отчет можно разделить на два блока. В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).
Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве
Внимание
Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации Закрытое акционерное общество «Профиль» наименование организации АКТ 07.10.2013 № 2 Генеральный директор Москва место составления наименование должности руководителя организации проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводствов структурных подразделениях организации Васильев М.В. Васильев подпись расшифровка подписи 07.10.2013 Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3. Комиссия в составе: Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.
Члены комиссии: начальник управления персоналом Климова Т.И., помощник генерального директора Леонтьева М.С.
Акт о результатах проверки кадрового делопроизводства
Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике; — приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ; — личные дела сотрудников.
Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст.
Акт проверки кадрового делопроизводства
Леонтьева С актом ознакомлен(ы): Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013 Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013 Костина А.А. Костина 08.10.2013 Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013 В дело № 24-56 Петрова 08.10.2013 Акты в кадровом делопроизводстве В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий.
Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.
Акт о проверке кадрового делопроизводства
- положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);
- положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);
- положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));
- положение о командировках;
- положение об аттестации работников.
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации.
Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица. Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых.
Это можно оформить в виде таблицы. Перечень необходимыхдокументов Документв наличии Документотсутствует Примечание Штатное расписание + График отпусков + Положение об оплатетруда и премировании + В связи с изменением трудовогозаконодательства разработатьпроект новой редакцииПоложения, утвердить всоответствии со ст.
Акт проверки кадрового делопроизводства образец
- Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
- Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
- Должностные инструкции;
- Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
- Графики отпусков;
- Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
- Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
- Приказы о направлении работников в командировку.
Важно
Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»). Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).
Акт приема-передачи дел канцелярии Открытое акционерное общество «Завод молочных продуктов» АКТ 19.09.2013 № 1 г. Москва приема-передачи дел канцелярии В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В.
Акт проверки кадрового делопроизводства фгбу
В организации не ведется: - книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет; - книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка; - книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности; - книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда; - книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных; - книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним; 2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников. 3.
Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита организации.
Кадровый аудит организации или аудит кадровой документации, аудит документооборота - это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
- Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
- В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ
о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы :
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.
Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
ст. 189, 190 ТК РФ |
|
Положение о защите персональных данных |
п. 8 ст. 86 ТК РФ |
|
Инструкция по охране труда |
ст. 212 ТК РФ |
|
Положение об оплате труда |
ст. 135 ТК РФ |
|
График отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
|
Штатное расписание |
ст. 57 ТК РФ |
|
Табель учета рабочего времени |
ст. 91, 99 ТК РФ |
|
Приказы по основной деятельности |
Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д. |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
|
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них |
п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» |
|
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда |
п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» |
|
Журнал учета мероприятий по контролю |
ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
|
Трудовой договор |
ст. 56, 57, 67 ТК РФ |
|
Трудовая книжка |
ст. 65, 66 ТК РФ |
|
Личная карточка |
п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» |
|
Приказы по личному составу |
ст. 62, 68, 84.1 и т.д. |
|
Заявления работников |
ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д. |
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.
Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий
|
Документ |
Условия, при которых документ становятся обязательным |
|
Должностные инструкции |
|
|
Положение о премировании |
Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка |
|
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем |
Если в организации есть такой режим работы |
|
График сменности |
Если в организации введена сменная работа |
|
Положение о неразглашении коммерческой тайны |
Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны |
|
Коллективный договор |
Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
|
Договор о коллективной материальной ответственности |
Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность |
|
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности |
Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица |
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов - какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)
Таблица 3 Сверка документов
Экспертиза документов
После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.
Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.
С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.
Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.
При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек . Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.
Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.
Оформление итогов кадрового аудита
По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.
Отчет можно разделить на два блока.
В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).
Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).
